Esclavizados por la dictadura del correo electrónico
Los ejecutivos pierden cinco años de vida laboral en contestar mensajes irrelevantes
Hace unas semanas, los miles de empleados, jefes incluidos, de una de las principales empresas españolas recibieron un chiste pornográfico por correo electrónico, procedente de un compañero. La metedura de pata puede costarle el despido, pero es sólo un caso extraordinario de las nefastas consecuencias que puede tener el abuso del correo electrónico; la menos mala, la pérdida de tiempo.
Los directivos españoles dedican diez años de su vida laboral, o sea 2,24 horas al día, a leer o responder estos mensajes, de los cuales, la mitad son irrelevantes, según una encuesta realizada por Sondea.com para la empresa de auriculares estadounidense Plantronics. Un total de 1.103 personas recibieron el formulario; respondieron 220.
Cinco años tirados a la basura, y pese a ello, el 73% de los encuestados opina que el equilibrio entre su trabajo y su vida ha mejorado gracias a las nuevas tecnologías de comunicación, como las PDA. 'Nos gusta la flexibilidad horaria, pero también tenemos la sensación de tener que estar siempre alerta', reconoció ayer en la presentación del estudio el director general para Europa, Medio Oriente y Asia de Plantronics, Philip Vanhoutten. 'Todavía estamos aprendiendo a utilizar estas herramientas'.
El teléfono y el contacto directo pueden ser más eficaces y humanos
Un ejemplo: como jefe, Vanhoutten se siente obligado a ir por delante de sus empleados. Por eso trabaja dos horas los domingos por la mañana, incluso envía instrucciones a su gente. '¡Pero ellos se sienten obligados a responderme inmediatamente, y no es eso lo que quiero!', señala.
La gente espera una respuesta a los mensajes 'en cinco minutos, como si fuera una conversación, pero la idea original del e-mail era sustituir al correo, que tardaba dos o tres días', recordó. Cuando los destinatarios son cuatro, por ejemplo, 'es normal que uno o dos de ellos no estén conectados y tarden bastante en responder, lo que ralentiza mucho las discusiones'. Vanhoutten no usa las listas de distribución y anima a sus empleados a reunirse físicamente en lugar de entablar largos debates virtuales.
Uno de los efectos más perjudiciales de los mensajes electrónicos es que eliminan el contacto visual, señaló. 'Es más fácil dar una orden si no percibes el rechazo de tu subalterno mediante su lenguaje corporal'. Ni siquiera los emoticones (gestos representados mediante signos ortográficos) son suficientes. 'No sabes si son sinceros', constató. Esa información sí se percibe a través del teléfono, al que los ejecutivos encuestados dedican 1,33 horas diarias. 'Las comunicaciones IP, de banda ancha permiten percibir mejor las sensaciones del otro', destaca Vanhoutten, que aventura que en el futuro, con el desarrollo del teletrabajo, la voz y la dicción, ganarán mucho peso en las relaciones personales.
El directivo de la compañía de auriculares defiende su producto porque contribuye a proteger la vista y evitar los dolores de espalda. 'Hay empresas, sobre todo call-centers, donde casi no pueden moverse del sitio porque tienen que estar pendientes del teléfono'. Y a la pregunta de si emiten radiaciones, responde que son un 1% más pequeñas que las de los móviles.
Mientras el correo electrónico siga en boga, una manera de reducir al mínimo las molestias es el sistema de colores que usa Microsoft en su Messenger interno. Verde si se está disponible, naranja si sólo acepta mensajes electrónicos y rojo si uno no está para nadie. Aunque, al final, la gestión del tiempo está en manos de la cortesía de los demás.
Claves. Cosas que no deben hacerse con el 'e-mail'
El libro Send. The essential guide to email for office and home (Knopf) aún no está publicado en España, pero el blog de sus autores, el periodista de The New York Times David Shipley y el editor Will Schwalbe (thinkbeforeyousend.com/blog) muestra algunos ejemplos de malos usos del correo electrónico:¦bull;Despedir a alguien. Dennis Tueart, ex estrella del fútbol y directivo del Manchester City, fue despedido a través del e-mail; en concreto, de un documento adjunto.¦bull;Publicar direcciones en correos colectivos. El aspirante a candidato por los republicanos y senador por Kansas, Sam Brownback, envió un mail a más de 100 remitentes en la línea 'Para', en lugar de usar las copias ocultas (CCO o BCC, en inglés), de modo que las respuestas dirigidas a él fueron recibidas por todo el mundo.¦bull;Escribir fríamente. Cuando se da al botón de Enviar a veces queda la sensación de haber sido muy frío con la otra persona. Las opciones son tres. Una, no hacer nada, puesto que probablemente el receptor no le dé mayor importancia. Dos, enviar un mensaje de disculpa. Y tres, enviar un mensaje que no tenga nada que ver, pero que muestre claramente la calidez que deseamos mostrar.