Las secretarias ganan poder en la empresa

El colectivo agrupa a casi un millón de profesionales, que cada vez realizan tareas más ejecutivas en la empresa

Tienen poder. Y mucho. Que nadie desprecie el trabajo de una secretaria porque sus funciones ya no se limitan únicamente a atender llamadas telefónicas o a manejar la agencia del directivo. Sus tareas van más allá de ese cometido y cada vez asumen un papel más ejecutivo, según explica Carmen Mur, la consejera delegada de Manpower, institución que concede anualmente los premios a la mejor secretaria y que este año ha llegado a su décima edición. 'Suelen participar más activamente en la toma de decisiones. Su figura es clave dentro del organigrama de la empresa porque cada día tiene más acceso a información vital para la compañía y debe saber cómo manejarla', señala Mur.

Con este planteamiento está totalmente de acuerdo Lucía García Argüelles, secretaria del presidente de Autoridad Portuaria de Gijón, Fernando Menéndez Rexach. Asegura que debido a la cantidad de información que maneja habitualmente la cualidad más valorada en este tipo de profesionales es la discreción. 'Tenemos que ser personas de confianza para la compañía, y también muy organizadas', señala García Argüelles, de 30 años, con estudios de Secretariado internacional. Siempre tuvo definida su vocación, que ha perfeccionado con un Máster en Secretariado Ejecutivo. 'Tenía claro a lo que me quería dedicar porque la labor de una secretaria hoy día requiere abarcar todo tipo de conocimientos. Necesitas saber de todo y siempre estás involucrada en asuntos importantes', afirma.

Si por algo se caracterizan es por su polivalencia. De hecho, un 63% de las secretarias, según la red Secretariaplus.com, que agrupa a 100.000 profesionales de toda España, afirma tener un trabajo muy variado con multitud de funciones y responsabilidades. Entre ellas, la búsqueda de información en internet, el filtrado de llamadas, la organización de reuniones y recepción de visitas, la gestión del archivo, la redacción de documentación escrita, la coordinación y comunicación entre departamentos, así como el filtrado del correo postal y electrónico, la gestión de la agenda del directivo, la organización de viajes y la elaboración de presentaciones e informes.

Resolutiva

Por tanto, ha de ser una persona despierta. Así lo cree Mur, que inició su carrera profesional precisamente creando una agencia de secretariado, 'debe saber anticiparse a las necesidades de la persona a la que da apoyo'. Por lo general, hoy día, 'tienen estudios universitarios, idiomas, son organizadas, resolutivas, discretas, educadas y con dotes comunicativas'. Y agrega que los conocimientos en comunicación y relaciones públicas son vitales para esta profesión en la que constantemente hay que relacionarse con personas de todos los niveles'.

El colectivo agrupa a casi un millón de profesionales, que en los últimos años han pasado a denominarse asistentes y se han convertido en la mano derecha de los directivos. Conocen a la perfección a sus jefes, de los que destacan como principales defectos, que no escuchan, son autoritarios, no saben delegar, desconfían de sus equipos, son muy desorganizados, prepotentes e impacientes'. Así aparece en el primer estudio sobre la Evolución de las relaciones jefe-secretaria en España, elaborado por Secretariasplus.com y en el que han participado 3.183 profesionales.

Las diez cualidades más valoradas son la comunicación, la capacidad de delegar, la educación, humanidad y honradez, así como el liderazgo, saber sacar lo mejor de cada persona, el respeto, la gestión de equipos, la inteligencia y saber escuchar. La tendencia es que el directivo se gestione cada vez más cosas. De hecho, el 70% de la alta dirección lo suele hacer en tareas como revisar el correo electrónico y postal y el manejo de su agenda.

Poco a poco, las secretarias están asumiendo nuevas responsabilidades y funciones, como la organización de actos y eventos tanto internos como externos de la empresa. También realizan tareas relacionadas con los recursos humanos, como nóminas y seguros sociales, selección de nuevas incorporaciones y coordinación de la formación de la empresa. El abanico es tan amplio que también controlan temas financieros, como el control de la facturación, de gastos y elaboración de informes; trámites para la apertura de nuevas delegaciones, asistencia a comités o reuniones, y coordinación y puesta en marcha de temas de calidad, medio ambiente y prevención de riesgos laborales.

'Resolvemos muchas cuestiones que no abarca el director general', asegura Eva María Lamalfa, nacida en Soria hace 31 años, licenciada en Económicas y Empresariales y secretaria de dirección de Galletas Gullón. Entre sus funciones, aclara que también es la encargada de coordinar las encuestas con el INE, así como de las patentes y marcas, de las relaciones con la empresa y de preparar todos los comunicados de la organización. 'También soy la responsable de las relaciones institucionales. Hay muchas funciones delegadas en mí, y yo en ocasiones soy la imagen de mi empresa', afirma Lamalfa.

Entre 32.000 y 55.000 euros

Secretaria de dirección. Atiende a un alto directivo, gestiona su agenda, habla dos idiomas 'y es una persona de confianza', señala José Ignacio Arraiz, presidente de Hay Group. Cobra entre 32.000 y 55.000 euros al año.

De departamento. Trabaja con un grupo y cobra entre 22.000 y 35.000 euros.

De 'pool'. Elabora documentos, no se requieren idiomas y cobra unos 18.000 euros.

'Se nos tiene en cuenta'

Idoia Amo. Ganadora del X Premio Manpower a la mejor secretaria de 2007. Estudió Secretariado de Dirección en Deusto, habla inglés, francés, alemán, español y un poco de euskera. La trayectoria de Idoia Amo vino marcada por su afición por los idiomas. 'Estudié COU en Inglaterra y luego quería cursar una carrera corta en la que tuvieran protagonismo los idiomas'. Señala que le encanta su profesión porque le permite trabajar en equipo, realizar un trabajo variado y 'nada rutinario'. Afirma que lo que más valora en un directivo es su capacidad para escuchar y el respeto. 'Afortunadamente, cada vez se nos tiene más en cuenta y asumimos más responsabilidades porque también estamos más preparadas'. Según Amo, de 31 años, el latiguillo de que las secretarias sólo manejan la agenda y sirven café ha pasado a la historia. 'Antes era un trabajo monótono, pero ahora es muy divertido'.

'Hemos de tener compostura personal'

Sofía Ruiz Fraile. Asistente al consejero delegado en Martinsa-Fadesa. Tiene 29 años, estudió Marketing y realizó un monográfico de Perfeccionamiento en Secretariado, habla inglés. Sofía Ruiz Fraile cree que el gran cambio a destacar en su profesión 'es el aportado por la innovación tecnológica y la cantidad de recursos que conlleva'. Y añade que 'nuestra labor ahora resulta más eficaz que hace algunos años, y nos permite que los directivos deleguen tareas en nosotras, que en el pasado eran impensables'. Señala que una buena secretaria ha de tener 'compostura personal que debe ser la antesala de su presencia, eficacia en la gestión de problemas suavizando las comunicaciones, diplomacia y discreción'.

'Soy la imagen de la compañía'

Eva María Lamalfa. Secretaria de dirección y de presidencia en Galletas Gullón. Lleva cinco años y medio trabajando de secretaria de dirección y de la presidencia de Galletas Gullón. Eva María Lamalfa estudió Económicas y Empresariales y habla español, inglés e italiano, pero asegura que no echa de menos ejercer esta titulación porque sus tareas como secretaria son muy amplias. 'Hago funciones de relaciones institucionales. Soy la imagen de la compañía'. Señala que cada vez va 'cogiendo más atribuciones porque conozco mejor el sector, la compañía y tengo más preparación'. Lo que más le gusta es ver de primera mano cómo va evolucionando el negocio. 'Lo ves todo desde arriba porque formas parte del engranaje de la compañía'.

'Cada día me reinvento'

Marta Pelegrín. Secretaria de dirección de Ingram Micro. Licenciada en Económicas y Empresariales, habla cuatro idiomas y cuenta con un máster de Secretariado, tiene 34 años y entró en Ingram Micro en el departamento de compras. Cuando a Marta Pelegrín le ofrecieron el puesto de secretaria del director general y vicepresidente con responsabilidad en cuatro países no lo dudó. 'Desde esta posición tengo una visión general de la compañía, trabajo con profesionales muy cualificados y estoy constantemente aprendiendo cosas'. Asegura Pelegrín que nunca sabe cómo va a transcurrir su jornada laboral. 'Trabajar en un único departamento es mucho más limitado y burocrático, mientras que desde mi puesto nunca sé muy bien qué es lo que va a ocurrir'. Y añade: 'Todos los días tengo que reinventarme a mí misma'.