Las pymes aprenden a gestionar las compras
Los expertos recomiendan estudiar a fondo el mercado de los proveedores para conseguir ahorros
En el departamento de compras había una cultura del regalito, de la amabilidad, de dejarse llevar por la costumbre'. Juan Cruz Alcalde, director general adjunto de Organización y Recursos del Banco Sabadell, habla de hace sólo dos años, antes de que la gestión de las compras del banco se profesionalizara. Un proceso muy extendido en las grandes empresas, pero que aún tiene que desarrollarse en las pymes, y en el que la tendencia es considerar al proveedor como a un colaborador, alguien con quien crecer.
En el caso del Banco Sabadell la renovación le supuso un ahorro del 15% el primer año, y del 20% el segundo. Un ahorro del 1% en las compras puede suponer un 8% de ahorro total, explica Juan José Jiménez, vicepresidente de la Asociación Española de Profesionales de Compras (Aerce), que calcula que, como media, las compras suponen el 73,4% de los costes de las empresas españolas en Bolsa.
La revolución de su gestión comenzó en la automoción, donde suponen hasta el 80% de los costes. José Ignacio López de Arriortúa fue uno de sus máximos impulsores en su etapa como vicepresidente de Volkswagen. Sus ideas fueron 'un revulsivo', según Jiménez, en un contexto en el que los proveedores tenían cada vez más fuerza. Pero López de Arriortúa se fue al otro extremo, explica el experto, y 'los exprimía'.
La tendencia ahora es el equilibrio, fomentar el apoyo mutuo entre ofertantes y demandantes, y en eso coincide José Fernández Valderrama, creador de la consultora Fullstep junto a Jorge Álvarez, ambos antiguos colaboradores de López de Arriortúa. 'Se trata de crear relaciones a largo plazo, en ayudar al vendedor a incrementar su competitividad.' Por eso es partidario de 'procesos abiertos, en los que se regule el nivel de presión', y no lo es, salvo en algunos casos, de las subastas. 'Es mejor una decisión meditada'.
Conocimiento
Conocer el mercado de proveedores es clave para elegir al mejor, y más en algunos negocios. En el caso de la Fábrica de la Moneda, estudian al dedillo a sus aprovisionadores de tintas y papeles de seguridad, como explica José Francisco Garrido, director de Compras de la Fábrica de la Moneda. 'Es un conocimiento mutuo', añade.
La mayoría de las grandes empresas tiene su departamento de compras propio, aunque aún tiene que profesionalizarse más, según Jiménez. Pero la gran asignatura pendiente son las pequeñas y medianas empresas, en muchas de las cuales 'el dueño piensa que nadie mejor que él para defender sus intereses', lamenta el experto.
Un sector donde las compras tienen mucha importancia es el farmacéutico. Juan Jesús Sánchez, director de la consultora Audifarma, especializada en esta industria, explica que las concesionarias, aunque con muy poca capacidad de maniobra en el precio los medicamentos, pueden 'duplicar sus márgenes en la parafarmacia', productos como el dentífrico o las papillas. 'Hacen pedidos continuamente a través de mayoristas, y si se saltan ese canal los ahorros son muy importantes, especialmente en las empresas medianas. El pequeño tiene demasiado poco poder.'
Consultoras como Fullstep están tratando de adaptar su software a las pymes, reduciendo 'funciones y parámetros innecesarios', y en su trabajo de asesoría, intentan centrarse en las particularidades de cada compañía.
A partir de 'seis millones de euros de facturación', según Jiménez (Aerce), las empresas pueden plantearse crear un departamento específico, y en ocasiones llegan a externalizar algunos procesos concretos. En el caso del Sabadell, señala Cruz Alcalde, tres personas de una agencia de viajes están dedicadas en exclusiva a gestionar los del banco.
Los expertos avisan de que el cambio puede producir resquemores entre los diversos departamentos, que se ven despojados de sus competencias. El directivo bancario niega que fuera el caso del Sabadell: 'No hubo ningún problema, se hizo poco a poco, así que pronto se vieron los primeros resultados, y vieron las ventajas', recuerda.
En asuntos menores los proveedores también salen ganando, como el ejemplo que cita Miguel Benítez, director de compras de Panrico, que llevó a cabo su propia reestructuración. 'El proveedor tenía que visitar cada una de las 10 fábricas, así que se ahorra viajes'. En aquella época 'cada fábrica tenía un responsable de compras, podía más el resultado particular de la fábrica que el resultado del grupo.'
Cruz Alcalde resume cómo ha cambiado su situación: 'Ahora tenemos entre seis y ocho proveedores compitiendo en lugar de uno solo'.
Cursos contra el método "prueba y error"
'Los farmacéuticos no han recibido formación empresarial, aunque las generaciones jóvenes cada vez se preocupan más de ese aspecto', asegura Juan Jesús Sánchez, director de la consultora de gestión de compras Audifarma.Las escuelas de negocios incluyen desde hace años este tema en sus programas, pero para los que ya están metidos de lleno en el trabajo y no pudieron aprender en su momento, la asociación de profesionales de compras Aerce imparte cursos especializados.Tratan de luchar contra la idea de que 'como todo el mundo compra en casa, cualquiera vale para hacer las compras de una empresa', explica Juan José Jiménez, vicepresidente de Aerce.'Antes sólo se exigía que fuera honrado. La gente aprende por el método prueba y error, pero se paga un precio muy alto. Y que no se dedique exclusivamente a las compras no quiere decir que no tenga que aprender.'Los ciclos formativos constan de 2 cursos de 10 módulos cada uno, que a su vez duran 14 horas y se imparten en dos días. 'El 99% de quienes van a nuestros cursos está trabajando', señala Jiménez. Cada ciclo abarca unos seis o siete meses, y en ellos se aprenden técnicas de negociación, de conocimiento de proveedores, y de estrategia.