Ejecutivos reacios a los viajes
Las empresas impulsan la videoconferencia para aligerar la agenda de los directivos
Normalmente hago dos tipos de viajes. Por un lado, tengo los de España, en los que voy y vuelvo en el mismo día, a no ser que haya algo importante y me quede a pasar la noche. Por otro, tengo los internacionales: a Grecia, Portugal e Italia. Suelo ir a Turín una o dos veces al mes y me quedo allí dos o tres días. También hay viajes de proyecto o de estrategia corporativa. A menudo son en Londres, donde tenemos la central, pero también pueden ser en otras ciudades europeas'. La agenda de compromisos profesionales de Juan José Guardo Fajardo, director de recursos humanos de Kimberly Clark para España y Portugal, tiene cierto parecido con el panel de información de un aeropuerto. En su caso, los viajes son el precio que debe pagar a cambio de poder gestionar desde España sus responsabilidades en otros países. Lo sabe y lo acepta, pero eso no quiere decir que le resulte fácil.
'En Kimberly Clark no tenemos viajes muy largos y la empresa intenta reducir los traslados a lo estrictamente necesario. Nos interesa mucho el balance entre la vida familiar y personal y sabemos que viajar dificulta ese equilibrio', apunta. Su compañía cuenta con una política orientada a ese propósito en la que juegan un papel fundamental las nuevas tecnologías, como la videoconferencia o el netmeeting. 'La idea es evitar que la gente tenga que coger un avión para una reunión de dos o tres horas', explica.
La experiencia del director de recursos humanos de Kimberly Clark no es una excepción. Según un estudio realizado por la consultora Ipsos Mori para Tandberg, uno de cada dos ejecutivos españoles confiesa que realiza viajes de trabajo 'innecesarios'. La mitad de los encuestados reconoce padecer estrés por esos traslados continuos, un porcentaje que entre los directivos italianos alcanza el 80%. 'La mayoría de los entrevistados reconoce que al menos una de cada tres reuniones que se producen en los viajes de trabajo podría realizarse a través de videoconferencia', señalan fuentes de la compañía.
Cuidar la vida privada
Conscientes de esa realidad, en BBVA han optado por potenciar el uso de esta tecnología entre sus empleados en un intento de reducir el número de viajes que se ven obligados a realizar sus ejecutivos. 'Nos preocupa cómo afectan los viajes a la conciliación de la vida personal y familiar, por eso hemos incluido el compromiso de potenciar la videoconferencia para reducir los viajes de trabajo siempre que sea posible en el acuerdo de igualdad y conciliación que hemos suscrito con los sindicatos', señalan fuentes de la entidad. En el mismo sentido apunta también el convenio de conciliación firmado por el Grupo Santander, mientras que en empresas muy relacionadas con las nuevas tecnologías, como es el caso de IBM, se trata de una política que se aplica desde siempre. Así, en la compañía, las reuniones de trabajo en equipo a través de teleconferencia y herramientas on line son el pan de cada día, al igual que el uso de blogs o de wikis por parte de los empleados.
En Kimberly Clark las opciones tecnológicas para reducir viajes por causa de reuniones son, principalmente, tres: teleconferencia, videoconferencia y netmeeting. En el primer caso, el organizador de la reunión tiene un código de acceso a una llamada múltiple en la que participan el resto de los conferenciantes. En el caso de la videoconferencia, las reuniones se celebran a través de un cámara que cada participante tiene en su ordenador, que transmite la imagen, y el teléfono, que transmite la voz. El netmeeting, por su parte, es una herramienta de Microsoft, que permite al autor de una presentación compartirla con sus colaboradores en otros países. La voz, en este caso, se transmite por teleconferencia.
La importancia de la seguridad
Además de cansancio y estrés, viajar a menudo por motivos de trabajo tiene un riesgo añadido en función del destino elegido: el de la seguridad. Así, entre las recomendaciones que reciben los ejecutivos que se pasan media vida en hoteles y la otra media en aeropuertos destaca el de viajar con un listado, separado de la maleta, en el que se enumere el contenido de ésta; o el guardar los objetos de valor en una bolsa de mano y no perderla jamás de vista. Si se viaja a países donde la inseguridad ciudadana es manifiesta resulta conveniente pedir al recepcionista del hotel que comunique por escrito el número de habitación en vez de decirlo en voz alta. Tampoco es conveniente abrir la puerta de la habitación a ninguna persona desconocida, incluso cuando ésta insista en que forma parte del personal del hotel. En caso de que se produzca esa situación, en lugar de abrir se recomienda llamar a recepción para comprobar que, efectivamente, se trata del personal del hotel.Es importante no exhibir nunca en público las llaves de su habitación, ni mucho menos dejarlas en algún lugar en que puedan ser fácilmente robadas. En algunos países se recomienda incluso no comentar con nadie, incluida la policía, el hotel y el número de habitación.
Retrato del viajero de negocio
Todos en avión. El transporte aéreo es, sin discusión, el medio de transporte preferido por los ejecutivos en sus viajes de trabajo. Según el último informe sobre Radiografía del Viajero, de Diners Club, el año pasado nueve de cada diez viajes de negocios se realizaron en avión. El décimo fue en tren.Clase turista. La racionalización de los gastos en los viajes se impone en las empresas. Así, la venta de billetes de tarifa reducida está creciendo en el sector (tres de cada diez viajes de trabajo se realizan en clase turista con la tarifa mínima), mientras que la clase turista completa ha disminuido un 6% respecto al año anterior. Sólo el 7% de los viajes de empresa se llevan a cabo en clase preferente.Viajes nacionales. Ocho de cada diez viajes de negocios realizados en 2005 se desarrollaron en el territorio nacional. De ellos, el 78% tuvo como origen o destino Madrid, frente al 51%, cuyo origen o destino fue Cataluña. El coste medio que paga un ejecutivo por cada billete de avión para trayectos cuyo origen sea Madrid es de 223 euros frente a los 228 euros que paga cuando el aeropuerto de salida es Barcelona. Según los lugares de destino, un directivo catalán paga un 17% más por viajar a Galicia que uno que resida en Madrid (251 frente a 209 euros).Viajes al exterior. En cuanto a los trayectos internacionales, Madrid continúa siendo el principal punto de partida para los viajeros de negocio. La línea Madrid-París-Madrid es la más utilizada por los ejecutivos, seguida de la línea Madrid-Lisboa-Madrid y Madrid-Bruselas-Madrid.