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Las oficinas quieren olvidarse de las impresoras

Los costes de impresión representan hasta el 3% de la facturación anual de la empresa, lo que ha originado nuevas formas de contrato

Estamos en la época dorada de la impresión. Internet lejos de acercarnos al ideal de la oficina sin papel, ha provocado el efecto contrario, y ha multiplicado la información a la que tenemos acceso y con ella la cantidad de papel que se consume. En España, el volumen de documentos que se imprime crece a un ritmo del 6% anual, según datos de la empresa Kyocera. Los fabricantes de impresoras se frotan las manos al ver cómo todas sus líneas de negocio suben como la espuma. Hasta las ventas de las impresoras láser monocromo, que tenían supuestamente sus días contados, crecieron un 25% en el primer trimestre del año, mientras que las máquinas de color aumentaban un 40%.

Sin embargo, las impresoras son las grandes desconocidas de las oficinas a pesar de que los expertos señalan que su mantenimiento implica unos costes equivalentes a entre el 1,5% y 3% de la facturación de la empresa. HP calcula que el 55% del tráfico de las redes corporativas corresponde a trabajos de impresión y entre el 40% y el 60% de todas las llamadas al servicio de soporte del departamento de informática están relacionadas con ellas.

'Es uno de los grandes desconocidos en el control de gastos ya que el coste unitario de cada impresión es muy pequeño, no llega al céntimo, y no se tiene en cuenta', apunta José Manuel Sanz, jefe de producto de Impresoras de Kyocera. Además, las impresoras dependen del departamento de informática lo que hace que muchas veces el área financiera no tenga control sobre sus costes, lo que ha dado lugar a nuevos modelos de contrato en los que se fija un precio por página impresa en el que se incluyen una serie de servicios: desde los cartuchos a la reparación de averías, hasta el alquiler de la impresora.

'El pago por uso recorta de media el 50% de los costes de impresión', asegura Kyocera

Este es el modelo de subcontratación de servicios, el llamado pago por impresión, que los principales fabricantes están incorporando en su portafolio. La primera ventaja de este sistema de contratación es el ahorro de costes, que puede suponer hasta un recorte de un 60% de los costes, dependiendo del fabricante.

'Una empresa comercial media gasta entre 600 y 700 euros por empleado y año en los procesos de impresión. Con este modelo se recorta el gasto un 50% de media', asegura Sanz. Mientras que en Xerox son más moderados y hablan de ahorros del 10% al 30% en el gasto destinado a la impresión. 'Es una tendencia de mercado, las empresas quieren centrarse en la esencia de su negocio y no estar pendientes de temas técnicos. Hoy el énfasis está en la productividad y esta es una herramienta para mejorarla', opina José Ángel Comesaña, director de la división de Oficina de Xerox España.

La mayoría de los fabricantes están ofreciendo hoy tres niveles de servicio. A parte de la venta simple, se puede comprar una impresora y contratar por un precio fijo por página el mantenimiento o que en este precio fijo también se incluya la financiación del equipo. Los precios son muy variados y dependen del tipo de máquina, del volumen de documentos que se impriman y la cantidad de usuarios, por lo que se realiza un estudio interno previo en el que se tiene en cuenta todos estos elementos. A partir de ahí se crea un proyecto personalizado en el que se estudia hasta dónde deben estar colocadas las máquinas para evitar desplazamientos demasiado largos y se le fija el precio acorde con lo contratado.

'La impresión a color es la más dada a este tipo de fórmula. En el blanco y negro las variaciones de costes son muy pequeñas, pero en el color, se pueden gestionar distintas variantes pues hay diferentes consumibles o se usa diferente cantidad de color', señala Javier Toledo, presidente de Oki en España.

Para HP es precisamente este control de costes donde esta el avance de estos nuevos contratos. 'El pago por uso no tiene por qué representar un ahorro, depende del nivel de servicio que se contrate. La subcontratación te da una transparencia y una garantía de que sabes que está pasando con tu inversión', reflexiona Jordi Riart.

Un servicio de catering de papel

El punto álgido de la subcontratación lo ha puesto Xerox con su oferta Xerox Office Service, que supone que la empresa se olvida por completo de sus impresoras hasta el punto de que no tiene ni que reponer el papel cuando se termina. Xerox traslada a las oficinas de sus clientes un técnico que está pendiente de todos los detalles gracias a un software específico que le manda las alertas pertinentes para saber qué equipo está quedándose sin tinta o dónde hace falta más folios.

'Todo se incluye en un precio fijo por página. Es una fórmula para las corporaciones que no quieren contar con activos fijos, y esto supone tener un control total del gasto', asegura Comesaña. Xerox acumula 120 clientes en España, todas ellas grandes empresas, aunque quiere extender este tipo de servicios a la pyme para lo que está preparando a su canal de distribución.