Dos millones de facturas al mes se emiten por internet
Tecnología La firma digital permite ahorrar hasta dos euros por unidad
Tener varios empleados dedicados a gestionar, ensobrar y enviar facturas, o a recibirlas para archivarlas, no tiene sentido en la era digital. De igual modo, forman parte del pasado las habitaciones enteras dedicadas a guardar los albaranes de los últimos años, los quebraderos de cabeza para dar con ellos ante el requerimiento de Hacienda y el gasto en papel que representa la factura tradicional.
Por regulación e implantación, España es uno de los países más avanzados de Europa en facturación electrónica. Algo más de dos millones de e-facturas emitidas en este país circulan cada mes por internet. La cifra crece un 5% cada 30 días, así como el número de empresas que modernizan su contabilidad. Los datos parten de la Asociación de Fabricantes y Distribuidores (Aecoc), donde se explica que son las grandes compañías de distribución, alimentación, automoción, banca y turismo, quienes conducen hacia la e-factura al empresariado local.
A finales de año trabajarán con documentos electrónicos, según Aecoc, unas 5.000 empresas sólo en el gran consumo. El ahorro que han logrado suma unos 60 millones al año. Y es que los recortes de costes por emisión y recepción de facturas alcanzan, gracias a las nuevas tecnologías, entre 0,7 y 2 euros por unidad.
Otras ventajas, al margen de las económicas, son el incremento de la seguridad, la mejora en el tiempo de entrega, el control de la fecha y hora de envío, minimizar los errores de manipulación y una disposición más ordenada de los documentos (por fecha, concepto, cuantía, etcétera) en el archivo.
El espaldarazo definitivo para la factura electrónica vendrá, sin embargo, de una política de incentivos que, desde diversos frentes, se aconseja al Gobierno para favorecer a quienes modernicen su papeleo.
Los expertos que asesoran al ministerio de Industria en materia de tecnología, encabezados por el economista Emilio Ontiveros, aseguran que cierto trato de favor en materia fiscal será fundamental para convencer a los usuarios. Otros organismos, como la Agencia Tributaria, también reclaman esfuerzos.
El director de comercio electrónico de Aecoc, Alejandro Sánchez, cree que existen oportunidades para que los incentivos se implanten en el corto plazo. 'El Plan Avanza recién aprobado por el Gobierno contempla la eliminación del papel en la Administración antes de 2009, por lo que los proveedores deberán facturar en formato electrónico', dice. Según Sánchez, 'la próxima reforma fiscal contemplará ayudas para la I+D y la innovación que podrían incluir la implantación de la e-factura'.
Sin barreras
La regulación que valida este tipo de documento data de febrero de 2003, decenas de tecnológicas aportan soluciones y los trámites para introducirse en este modelo de relación comercial son sencillos.
Como requisito fundamental se precisa un PC con conexión a internet y una firma digital (expedida por una de las 13 entidades registradoras autorizadas por la Agencia Tributaria) como elemento que garantiza la identidad del emisor y que los datos no han sido adulterados. Además, el receptor debe estar conforme con la sustitución del modelo tradicional de papel.
'Un proyecto basado en archivos PDF para un autónomo puede partir de unos 900 euros', expone el director adjunto de la entidad especializada Grupo Seidor, Alejandro Daniel. En proyectos más complicados, la empresa emisora debe contar con un software de facturación que recoja datos, los valide e inserte en los documentos para su envío.
La propia Agencia Tributaria ha propuesto un formato de factura universal, de uso libre y gratuito, basado en el lenguaje informático XML. Este modelo puede descargarse de www.aeat.es. Otro, de común aceptación en España, está basado en tecnología EDI y es facilitado por Aecoc. Finalmente, se utiliza el PDF con firma digital, el más semejante a la factura convencional en papel.
Si el e-mail mejoró el correo convencional y el código de barras supuso toda una revolución, la siguiente frontera en la empresa es cambiar albaranes por claves electrónicas.
Experiencia en distintos sectores
CapraboEn su sede central entran una media de 350.000 facturas al mes, de las que el 80% llegan hasta administración en formato digital. 'Prácticamente mantenemos relación telemática con todos nuestros grandes proveedores y estamos en la labor de que se integren los pequeños', explica José Enrique Ibáñez, responsable del departamento administrativo de proveedores de Caprabo. 'La factura electrónica representa hoy el mismo reto que significó el código de barras en el pasado', sentencia.CondisRecibe, trata y cuadra sus facturas de forma electrónica. La cadena de supermercados señala que gestiona 1,5 millones al año, de las que el 90% adjuntan firma digital y un 81% se contabilizan sin que medie intervención manual alguna.Cemex30.000 facturas mensuales salen de las oficinas de la cementera en España. Dependiendo del cliente se remitirán en PDF con firma electrónica, impresas o por fax. La compañía dedica seis personas a ensobrado y gestión de facturas, que han ganado una hora al día cada una para realizar otras labores.Hyundai17.800 euros al año es lo que ahorra Hyundai en España por haber pasado del papel al formato electrónico. La firma espera el retorno de la inversión realizada en el sistema de facturación en 16 meses.
Componentes: Libertad para elegir formato tecnológico
¦bull; Documento de factura. Un único fichero puede contener una o varias facturas electrónicas siempre y cuando sean del mismo emisor y vayan dirigidas a un sólo destinatario. En caso de que se envíe un lote, deberá firmarse cada factura.¦bull; Cabecera del fichero. Informa sobre el número de facturas que incluye el documento, emisor, importe, cantidad que se adeuda y el total a ejecutar, moneda en que se cobra y contravalor en euros.¦bull; Datos. El contenido en digital debe ser exactamente el mismo que el de la factura de papel. Incluirá el número, serie y tipo de factura, NIF, razón social, fecha, lugar de expedición, etcétera.¦bull; Detalle. Ofrece numerosos espacios para la consignación de los bienes y servicios a cobrarse. En ello se pueden señalar los descuentos y cargos.¦bull; Firma digital. Emitida por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre o cualquier entidad registradora autorizada por la Agencia Tributaria, se compone de una clave privada (conocida sólo por el usuario) y otra pública. La segunda se corresponde con una secuencia de datos (certificado digital) que vinculan la identidad del usuario con su clave pública. Este certificado digital que incluye la clave pública, nombre del propietario o fecha de expedición, debe ser enviado a clientes y proveedores con el fin de que puedan validar la firma.¦bull; Archivo. Los sistemas informáticos de almacenamiento son capaces de sustituir cualquier archivo de documentos por extenso que sea. Aquellos que trabajan con e-facturas están obligados a guardar el recibo digitalizado, el mensaje de envío, la firma y certificado digital. Hacienda no exige un sistema de almacenamiento especial para las facturas, pero sí la posibilidad de acceso a los ficheros en caso de que éstas sean requeridas.