Hoteles para albergar empresas
Los centros de negocios dan todos los servicios que una compañía exija para ponerse a funcionar en el acto
Tener la sede del negocio en una zona representativa de la ciudad, con oficinas en varias localidades de la geografía española y en alguna capital europea, todas ellas atendidas por secretarias multilingües no es un privilegio de una multinacional. Un autónomo puede empezar a montar esta red de oficinas en 24 horas y a partir de un mínimo de unos 700 euros al mes. El truco no está en la repentina caída del mercado de alquiler, sino en acudir a un centro de negocios. En un tiempo récord desde la firma del contrato, cualquier negocio estará listo para funcionar. El ahorro que supone elegir un centro de este tipo frente a un despacho tradicional ronda el 80%, según las comparativas que realizan los propios centros.
Estos espacios, de una superficie media de entre 800 y 1.000 metros cuadrados, divididos en despachos y salas de reuniones de todos los tamaños, son auténticos hoteles que albergan las más variadas actividades económicas por horas, días, meses o años.
Laura Pérez-Lanzas, responsable del centro de negocios Oficenter asociado a la red Quality Office Network, explica que 'autónomos y multinacionales extranjeras, marcas de ropa para instalar sus showrooms, sindicatos para dar cursos y actividades muy diversas' se hospedan en el centro que dirige. En principio, están abiertos a todo tipo de clientes. No obstante, 'a veces se hace un control', explica Pérez-Lanzas, 'como ocurrió cuando llegó una agencia matrimonial, a la que no se dio el visto bueno hasta que se comprobó que era un negocio serio'. Normalmente, las grandes compañías (Iberia, Iberdrola o Aceralia), aunque tengan sus propias sedes, utilizan los centros de negocios para desarrollar un proyecto concreto durante meses; los autónomos se suelen quedar por años y algunos negocios van por horas.
La gran apuesta de los centros de negocios no está sólo en la variedad de espacios que ofrecen, que van desde despachos de unos 12 metros cuadrados hasta grandes salas de conferencias, sino en los servicios tecnológicos y de secretaría que prestan. Cada centro de Quality Office Network, como así ocurre con la media del mercado español, está atendido por unas cinco personas. Responder al teléfono -siempre diciendo el nombre de la compañía a la que se llama-, estar al tanto del correo, recibir clientes o hacer gestiones en registros públicos para todas las empresas hospedadas son algunas de sus funciones. Salas de formación, de videoconferencia, internet o ADSL están siempre disponibles en cada centro.
La idea de dar este tipo de servicios, cuajó en España hace unos 25 años. Desde entonces, muchas cosas han cambiado. Quality Office Network fue una de las pioneras y según explica Pérez-Lanzas, en estos años se ha visto como las empresas demandan cada vez menos servicios. 'Hace 20 años, ningún empresario llegaba con su fotocopiadora o teléfono, ni siquiera escribía él mismo las cartas, sino que las dictaba. Ahora, trae su ordenador portátil, su teléfono móvil y escribe sus informes sin utilizar una secretaria'. En paralelo, los centros de negocios se van adaptando a las nuevas necesidades. Por ejemplo, si un empresario viene del extranjero, se le puede ayudar a buscar vivienda o el colegio de los niños. Y si la empresa que se quiere instalar es de nueva creación, los expertos del centro de negocios pueden encargarse del asesoramiento y el papeleo necesario. Asimismo, otro de los servicios que más les demandan es el de domiciliación de sociedades.
Cuando la empresa necesita trasladarse a otra ciudad (de España o del extranjero), el centro pone a su disposición el espacio que desee de otro centro asociado, al margen de que, durante todo el tiempo que se quiera, el servicio de secretaría puede estar activo aunque la sede esté en otra ciudad. Cuando se abandona un centro, durante unos 15 días se deja activo el servicio de correo y teléfono y se da la opción de mantener una oficina por internet. Las líneas de teléfono adjudicadas a un cliente no se dan a otro hasta pasado un tiempo prolongado en el que han estado inactivas.
En la actualidad, en España hay centenares de centros de negocios, nacionales e internacionales, muchos de ellos integrados en la Asociación de Centros de Negocios (ACN). Según los datos de la última memoria publicada por la asociación, el 36% de los clientes de los centros son empresas nacionales e internacionales de Europa. En tanto que las locales suponen el 30%, de ámbito regional son el 15% y las internacionales de fuera de Europa, el 7%. Más o menos un tercio de todas ellas se dedican a los servicios y casi un 20% a las telecomunicaciones y un 9% a servicios financieros. La mayor parte ha ocupado con anterioridad un despacho o local que alquilaba. Este es al caso de Isabel Galbán, secretaria general de Aege, asociación de empresas con gran consumo de energía. 'Cuando buscaba una oficina', explica Galbán, 'todo era o muy grande o muy pequeño y las fianzas por el alquiler eran desorbitadas, además tenía que contratar a una secretaria. Galbán lleva unos dos años en el Oficenter de Madrid y valora con cariño los servicios de 'Faustino, el responsable de mantenimiento que igual te cuelga un cuadro que te arregla un bolso y el experto en informática que viene en cinco minutos, sin olvidar lo práctico que resulta la cafetería para comer o para que traigan cafés cuando organizamos reuniones numerosas'.
El primer mes en un centro de negocio sale por unos 2.100 euros (1.400 euros a modo de fianza o depósito y 700 euros al mes). Por horas, se pueden disponer de salas a partir de 20 euros y los despachos más caros rondan los 3.000 euros al mes. También ocasiones en que se cobra por puestos de trabajo (unos 350 euros cada uno). En un alquiler tradicional, habrá que hacer frente a obras (unos 3.000 euros), contratar líneas telefónicas y una centralita (900 euros), amueblar (1.500 euros) y seleccionar personal (900 euros), entre muchos otros gastos. Por supuesto, nada impide que el que quiera se decore a su gusto el espacio contratado en el centro.
De casero a gestor de negocios
No es habitual, pero nada impide que un propietario de un edificio dedicado a viviendas, lo convierta en un centro de negocios. De hecho, en torno al 30% de las empresas que gestionan centros de negocios son propietarios del local. Según explica Maylén Susaña, consejera delegada de Quality, lo más frecuente (el 70% de los casos) es que la propiedad del inmueble corresponda a una persona o sociedad ajena al centro de negocios. De esta forma, empresas como Quality son inquilinos cuya actividad es dar un servicio a terceros. El contrato que el centro firma con la empresa cliente que se va a instalar en el inmueble es un contrato de servicios y no de arrendamiento.Según Susaña, tampoco es normal ver un centro de negocios que ocupe un edificio entero. 'Lo habitual es que se ocupe una planta o, según los casos, varias plantas porque la tendencia es a crecer en vertical', explica. Si un propietario de inmueble se pone en contacto con Quality, puede recibir un trabajo de consultoría encaminado a convertir parte de su superficie en un centro de negocios. Este estudio abarca desde el análisis del local y su puesta en marcha, pasando por la realización de las obras de acondicionamiento y la selección del personal adecuado para atender el centro. Si quisiera estar asociado a la red Quality deberá pagar un canon de entrada de 6.000 euros. Para la puesta en marcha de un centro de negocios puede necesitarse una inversión de unos 360.000 euros.