Indra estrena un sistema de gestión de juntas para empresas cotizadas

Cada año, la celebración de la junta se convierte en un quebradero de cabeza más para las sociedades cotizadas. Indra ha ideado un sistema de gestión integral que permite a las empresas externalizar la organización de este tipo de asambleas, tanto desde el punto de vista metodológico como tecnológico. El servicio incluye además la posibilidad de que los accionistas ejerzan su derecho al voto a distancia a través de sistemas electrónicos.

La Ley de Transparencia tenía entre sus objetivos el de tratar de fomentar la participación de los accionistas en la vida de las empresas y, en especial, en las juntas generales. Por eso, introdujo por primera vez la posibilidad de que los estatutos de las compañías permitiesen delegar o ejercitar el voto a distancia 'mediante correspondencia postal, electrónica o cualquier otro medio de comunicación a distancia, siempre que se garantice debidamente la identidad del sujeto que ejerce su derecho de voto'.

Y precisamente este último matiz, el de 'siempre que se garantice la identidad del sujeto' es el que ha hecho que, según los responsables del proyecto de Indra, aún haya empresas que no se han atrevido a poner en marcha un sistema de votación a distancia. Por eso, y porque no existe un reglamento que desarrolle la ley y en el que se expliquen de manera detallada los requisitos que debe tener en cuenta el voto a distancia para evitar posibles impugnaciones.

En opinión de Juan Navarro, director de procesos electorales de Indra y de Ángel González, responsable del área de negocios, en estos momentos hay dos grupos de empresas: 'las que aún no se atreven a utilizar el voto a distancia por la falta de reglamento y las que sí están dispuestas a hacerlo, pero necesitan asesoramiento'. Indra lleva 16 años celebrando este tipo de eventos aunque, hasta el momento, la compañía que preside Javier Monzón se centraba en la organización presencial de las juntas. A partir de ahora comenzarán a gestionar todos los aspectos de las juntas de accionistas, incluida la delegación o votación a distancia a través de internet. El servicio incluye el tratamiento de datos de los depósitos de acciones, la gestión de las representaciones previas a la junta y el control y gestión de la información en tiempo real el día de la asamblea para generar los informes y estadísticas necesarias que den validez a los acuerdos adoptados. El proceso se completa con la consolidación y verificación de los datos y la generación de la documentación oficial que debe enviarse a la CNMV tras la junta.

Uno de los aspectos cruciales es la identificación del votante como accionista

Uno de los aspectos cruciales del proceso del voto electrónico es la identificación del votante, tanto desde el punto de vista de persona física, como de accionista. Ángel González reconoce que la tarea de identificar si una persona que desea ejercer su derecho al voto es realmente el accionista sería mucho más fácil si los bancos emitiesen una tarjeta de depósito digital de la misma forma que ahora la emiten en papel.

'Las empresas quieren que alguien les diga claramente cómo hacer efectivo el voto electrónico con todas las garantías legales. Algunas empresas son muy conservadoras y no se atreven a dar el paso hasta que no haya reglamento', señala González. Pero a falta de reglamento, los expertos creen que el sistema debe empezar a andar y será con la progresiva implantación del voto electrónico cómo irán aflorando las carencias de la configuración jurídica actual.

En cualquier caso, la implantación del voto a distancia por métodos electrónicos es optativa para las empresas que deben incorporar esta posibilidad al reglamento de la junta. Algo que, según los expertos de Indra ya ha hecho el 98% de las sociedades cotizadas. Habrá que esperar a ver cuántas de ellas lo utilizan realmente. El año pasado un accionista de Unión Fenosa fue el pionero en votar a través de internet en la junta de una sociedad anónima española. Y durante las asambleas del pasado año se aprobaron los nuevos estatutos por lo que se espera que las de este año sean los verdaderos bancos de pruebas de este sistema, que ya han utilizado los accionistas de algunas entidades financieras que han celebrado ya su junta.

Los accionistas están a la espera. Algunas asociaciones han pedido a los consejos de administración de sus compañías que pongan en marcha el voto electrónico en la próxima junta. Se trata de un derecho que, en su opinión por ejemplo de Accter, 'revolucionará el actual concepto primitivo que hay del gobierno las sociedades cotizadas'.

Los expertos piden una regulación

La utilización de las nuevas tecnologías incorpora muchas incertidumbres en la vida de las empresas. ¿Qué pasa si se pierde la conexión durante la celebración de una junta? ¿Cómo se desarrolla el debate con los accionistas virtuales? ¿Cómo se realizan los turnos de réplica y dúplica? ¿Cómo deberá recoger el notario las intervenciones de los accionistas virtuales? Aún son muchas las preguntas y muy pocas las respuestas.Por eso, una la guía de buenas prácticas para el desarrollo de la junta general elaborada por el Instituto de Estudios Financieros con la colaboración de expertos de los despachos de abogados Uría & Menéndez, Garrigues, Cuatrecasas y Landwell y GS Proxiberia insta al legislador para que regule 'con carácter de mínimos' una serie de aspectos relacionados con la aplicación de las nuevas tecnologías a la celebración de las juntas generales que ofrezcan mayor seguridad jurídica.

Las fases del proyecto

DatosEl primer paso en la gestión de una junta consiste en tratar los datos de los depósitos a través del fichero Iberclear. Con ellos Indra elabora una serie de informes por tipo de accionistas, por depósitos, por tramos de acciones, o por accionistas y depósitos más representativos. Además, se realiza el trabajo relativo a las representaciones de los accionistas en miembros del consejo y se generan los informes y justificantes necesarios.

 

AsistenciaIndra se encarga de la infraestructura y del control de acceso de los accionistas, así como del registro de las votaciones presenciales y a través de internet.

 

Voto electrónicoSe establece el sistema adecuado a los estatutos de cada compañía y se provee de los sistemas de identificación y encriptación necesarios para garantizar el proceso.

 

EstadísticaSe realizan a lo largo de la celebración de la junta tanto para registrar el quórum como para generar los informes necesarios una vez finalizada ésta.

 

InversiónIndra asegura que la inversión que ha realizado desde el año 2000 en la plataforma a través de la que se gestionan los votos electrónicos asciende a un millón de euros.

 

CostePara la empresa, el coste depende de factores como el volumen de grabación de tarjetas, el número de procesos Iberclear, el de informes y bases de datos, la duración de la junta o la gestión de los regalos por asistir a la junta.