Una oficina para cada forma de trabajar
Excepto esos seres envidiables, inmaculadamente ordenados, que trabajan en mesas impolutas e ignoran lo que es un papel fuera de sitio, la mayor parte de la gente acumula y pierde papeles en el trabajo. A veces son documentos sin importancia, otras se trata de información valiosa cuya pérdida es difícil de compensar.
Hace cuatro años Steelcase, una multinacional especializada en diseño de oficina, puso en marcha un proyecto de investigación en toda Europa para mejorar los índices de eficacia en el trabajo. 'Los resultados fueron sorprendentes. Descubrimos que gran parte de los tiempos muertos se generan revolviendo, ordenando y buscando papeles y documentos', explica José Luis López Saldaña, director de marketing de AF Steelcase, la filial española de la compañía.
¿Cuánto tiempo se pierde en esa tarea? Los resultados del estudio concluyeron que entre un 5% y un 30%, si se tienen en cuenta tareas como la clasificación y recuperación de los papeles, 'incluyendo los documentos que perdemos y tenemos que repetir', añade López Saldaña. Fruto de esa investigación, la compañía ha diseñado Happening, un sistema de clasificación que adapta el equipamiento de oficina a las necesidades de cada usuario.
Así, Happening diferencia entre cinco grandes estilos de trabajo: coleccionista, facilitador, jugador, procesador y especialista. Cada uno de estos patrones, que llevan asociado un diseño de oficina específico, se crearon en función de las distintas formas de trabajar de los usuarios, el modo de clasificar sus documentos y el tipo de información que manejan. En el diseño se han tenido en cuenta aspectos como el grado de interacción que el empleado tiene con el resto de la oficina, su grado de autonomía en el trabajo, los datos y objetos que comparte con sus compañeros y los procesos o proyectos que lleva a cabo.
'Son modelos universales en los que cada uno se puede reconocer y que son independientes del tipo y tamaño de la empresa', señala Aldaña. Los resultados, aseguran sus creadores, son muy satisfactorios. 'Si todos los días se desesperan buscando el maldito papel que no saben dónde diablos han puesto, su problema tiene cura. Podrán irse a casa entre media hora y dos horas antes con la seguridad de que encontrarán todo a primera hora', concluye.