Ahorre viajes con la videoconferencia

Viajar a costa de la empresa es cada vez más costoso, a pesar de que también se está volviendo innecesario gracias a la expansión de nuevas tecnologías como la videoconferencia, que permite mantener reuniones virtuales en tiempo real entre ejecutivos y clientes aunque estén separados por miles de kilómetros de distancia. En esa situación estaban hasta hace poco la multinacional farmacéutica Pfizer o el bufete de abogados Uría y Menéndez, que buscaban una solución que les permitiera ahorrar dinero en sus gastos de representación. Y la encontraron en la videoconferencia.

En opinión de Jesús Aragoneses, director de tecnologías de información de Pfizer, 'el ahorro más importante obtenido con el uso de esta tecnología ha sido el tiempo de los trabajadores, ya que algunos pueden ahorrarse varias horas al día en reuniones'.

Formación a distancia

Un informe de Diners Club traza una radiografía demoledora sobre los gastos del ejecutivo que viaja con cargo a las cuentas de la empresa. Un viajero de negocios medio gasta en cada viaje 355 euros por un billete de avión nacional, 700 si el vuelo es internacional, 118 euros en restaurantes, 258 en hoteles… La cuenta suele superar con creces los 1.500 euros por trabajador y viaje, lo que supone una pesada carga para las empresas, en especial las que tienen distintas delegaciones en España o el extranjero y necesitan reunir con mucha asiduidad a sus empleados.

El director de tecnologías de Pfizer afirma que la inversión total en equipos de videoconferencia ha sido de 145.000 euros, a los que hay que sumar unos 20.000 euros anuales en mantenimiento, destinados fundamentalmente para mantener reuniones comerciales virtuales y para realizar un seguimiento en tiempo real de los visitadores médicos. 'Adquirimos 17 terminales a la firma Techno Trends, que se han repartido entre 13 delegaciones, mientras que los cuatro restantes han ido a nuestra central de Madrid'. Aragoneses concreta que uno de los sistemas del edificio central se ideó para poder desplazarlo a cualquier parte del edificio, ya que no quería tener salas 'dedicadas solamente a la videoconferencia, por lo que virtualmente se puede realizar desde cualquier sala'. Los terminales 550 STD de Techno Trends permiten la realización de videoconferencias desde un numero ilimitado de puntos de acceso y realizar presentaciones de PC en tiempo real.

'El principal uso que se le da', continúa Aragoneses, 'es organizar reuniones o cursos de formación de una duración inferior a medio día, que no justifican el desplazamiento a otro lugar. Sin embargo, las posibilidades de uso que se utilizan ahora son cada vez más amplias: puede haber charlas de dos o tres personas, conexiones de 10 a 15 personas e incluso pueden conectarse todas las sedes para que cerca de 500 personas puedan seguir el discurso de un ponente, lo que es muy importante para reforzar la idea de trabajo en equipo'.

En ese mismo sentido se expresa Santiago Ramón, director de sistemas del bufete Uría y Menéndez, quien explica que ya tienen una experiencia de cinco años en el uso de la tecnología de videoconferencia para los trabajadores del bufete, 'lo que está empezando a provocar colisiones entre las reuniones reales y las virtuales. Hacemos una media de cuatro o cinco videoconferencias al día, que pueden durar desde quince minutos a cuatro horas. Lo utilizamos para reuniones con socios, para reuniones generales de despacho, particulares entre departamentos y, sobre todo últimamente, para cursos de formación. Esta infraestructura nos sirve para trabajar prácticamente al mismo ritmo que si la reunión fuera presencial, siempre y cuando se utilicen como mínimo tres líneas RDSI que ofrezcan entre todas un ancho de banda de 384 kilobytes por segundo. Cada transmisión nos sirve para evitar desplazamientos innecesarios y en especial para acabar con costes ocultos, como el de la formación a distancia, al que había destinar grandes partidas de dinero antes de instalar los sistemas en nuestras delegaciones'.

Ramón apuesta por el IP (internet por voz) como tecnología de futuro para realizar la videoconferencia, pero asegura que no estará disponible para todos los usuarios hasta por lo menos dentro de cinco años, 'ya que si la tecnología sí esta madura, aún queda mucho camino para que la infraestructura o los equipos reúnan las condiciones necesarias para garantizar una videoconferencia de calidad a través de internet. Ese debe ser el primer objetivo de nuestro trabajo. Necesitamos dar una respuesta homogénea a los 400 abogados que trabajan en el bufete en todo el mundo sin que ellos sepan lo que pasa detrás; no podemos negarle la realización de una videoconferencia con otra delegación porque haya otro compañero que esté saturando la red por consultar alguna base de datos sobre legislación'.

Desde el móvil o una PDA

Otra de las pioneras en el campo de las videoconferencias ha sido Dialcom Networks, que presentó recientemente la herramienta web conference.Según Javier Marín, director de marketing de la firma, se requiere tan sólo un ancho de banda de 40 kilobytes por segundo por cada usuario, lo que permite hacer videoconferencias desde un PC, una PDA o un teléfono móvil. 'Las antiguas transmisiones requerían 384 kbs o tres líneas RDSI para dar calidad, mientras que la web conference requiere mucho menos y trabaja en un entorno web conocido por todos los usuarios'.Uno de sus principales clientes es la empresa de alojamientos Interhost, con delegaciones en España, Portugal y Marruecos. Félix Diez, director de Interhost, señala que esta aplicación es adecuada para ahorrar en el gran número de comunicaciones de corta duración que hay en su empresa y para resolver incidencias en tiempo real.Un sistema de videoconferencia básico para cinco usuarios cuesta 36.000 euros, mientras que la ampliación para cada usuario cuesta en torno a 1.800 euros.

OPCIONES El equipo básico de la transmisión

Para la realización de una videoconferencia tradicional, el equipo más utilizado es un mueble que integre la cámara de vídeo, el monitor y el codec (la unidad de codificación y descodificación de la señal analógica). Con el avance de las tecnologías, la videoconferencia se realiza habitualmente a través del PC, para lo que se necesita una cámara, un micrófono, un altavoz, tarjetas codificadoras de audio o vídeo y una línea RDSI para la transmisión. Los expertos consultados aseguran que la calidad de la videoconferencia a través de ordenador se garantiza con tres líneas RDSI, con las que se obtiene una velocidad de 128 kilobytes por segundo (kbps) cada una, mientras que con una línea de ADSL se obtiene una velocidad de 256 kbps.