Urgente o importante
Alicia Kaufmann analiza la presión del tiempo sobre los directivos y les anima a organizar mejor su agenda y su jornada de trabajo, de manera que puedan compatibilizar su vida personal y laboral
Tener poder es controlar el tiempo de los otros y el suyo propio'. Jacques Attali en Histoire du temps, (Ed. Fayard). Vivimos en una sociedad adicta a la urgencia. Es la 'generación del ahora'. Disponemos de comidas precocinadas, de dietas mágicas, de teléfonos móviles, de cajeros automáticos, de tiendas abiertas las 24 horas. Vivimos agobiados por las cosas urgentes y nos olvidamos de lo importante. Ver una puesta de sol, disfrutar de unos momentos de paz, de un buen libro o de la compañía de un amigo inestimable son actividades dejadas para después. Sin embargo, cosas urgentes como llamadas telefónicas, interrupciones constantes, situaciones de crisis, visitas inesperadas, reuniones imprevistas o estar siempre disponibles para los demás son prioritarias.
¿Alguna vez llenó una maleta y notó que podía poner muchas más cosas si doblaba las cosas cuidadosamente, en lugar de solo tirarlas dentro? Resulta sorprendente, pero lo mismo ocurre con la vida. Cuanto mejor se organiza uno, más tiempo queda para el ocio y la familia, más tiempo queda para las cosas que importan de verdad. Existe un modelo, acuñado por S. Covey, denominado los cuadrantes del tiempo, que ayuda a acomodar las cosas. Está compuesto por dos ingredientes básicos: lo urgente y lo importante. Urgente son las situaciones apremiantes, las cosas que no pueden esperar, las actividades que exigen atención inmediata. Cuando nos hallamos en este cuadrante tendemos a reaccionar, a dejarnos arrastrar por las emociones más primarias, a ser reactivos. En cambio, cuando nos situamos en lo importante tendemos a reflexionar, a pensar en aquellas cosas que nos importan de verdad. Es el cuadrante de la pro actividad.
'Cada vez son menos las personas que se atreven a probar cosas nuevas, a desplegar sus alas'
A nivel personal podemos referirnos a los ladrones del tiempo. Están los externos y los internos. Entre los primeros encontramos las llamadas telefónicas interminables, la política de puertas abiertas, las reuniones poco preparadas y las interrupciones... Entre los internos hallamos los objetivos confusos y cambiantes, la ausencia de un plan de trabajo, el retraso en tratar conflictos, ser demasiado perfeccionistas, inaptitud para decir no y tener demasiados intereses dispersos. Los directivos, como toda persona de acción, están particularmente expuestos a las presiones del tiempo. Los primeros europeos en usar relojes, en el siglo XVII, fueron los hombres de negocios. Llevar un reloj era señal de sabiduría y virtud. Hoy se dice que la utilización sabia del tiempo refleja esos atributos. Tal vez Marshall McLuhan tenía razón cuando decía: 'El esquimal es un siervo de su kayak, el vaquero de su caballo y el directivo de su reloj'. En las empresas observamos dos modalidades en relación al uso del tiempo. El enfoque tradicional, con un predominio del control y la adicción a lo urgente. Tenemos un enfoque innovador en el que se prioriza lo importante. En este modelo, contamos además del reloj, con la brújula para que nos guíe. No existen atajos, pero sí un camino basado en principios. Los valores básicos que guían nuestras acciones. Las personas que se orientan por este modelo, no reaccionan, reflexionan. No se dejan llevar por problemas de métodos y tiempos, sino que se guían por las relaciones y los resultados. Según el principio de Pareto, el 80% de los resultados viene del 20% de las actividades. La clave del éxito de este enfoque está dada por la planificación semanal. La planificación diaria es demasiado estrecha y la mensual demasiado amplia. Otra pieza clave consiste en identificar las rocas grandes. Pensar qué se quiere lograr la semana próxima constituyen minimetas vinculadas a lo que deseamos conseguir en el trabajo y en la vida. Otra forma de identificar estas rocas grandes es desde los roles. De manera análoga a que se planifica y se bloquea en la agenda el rol de director general, con sus correspondientes reuniones; se puede planificar el rol de padre o pareja, bloqueando las fechas importantes de la familia. Una vez que se han programado las rocas grandes, los guijarros se acomodan solos. Conciliar y compartir será otra de las formas de equilibrar lo urgente y lo importante. Un estudio del INE del 2003, señala que las mujeres españolas emplean tres horas y 24 minutos al día para tareas del hogar, el triple que los hombres. Otro estudio internacional del CIS dice que el 88% de las mujeres realiza la colada frente un 7% de los hombres. El tiempo se invierte en reparaciones domésticas. El hombre las realiza en un 65% y la mujer un 13%. Canadá es el país en donde la distribución de las tareas domésticas resulta más igualitaria.
Hacer que las cosas importantes estén en primer lugar, requiere valentía y a menudo salir de la zona de comodidad (aquello con lo que estamos familiarizados). En cambio, la zona de valentía constituye un territorio de incertidumbre, presión, cambio, posibilidad de fallar. Pero, también, es el lugar donde se hallan las oportunidades y el único donde se puede desarrollar el potencial que llevamos dentro. Cada vez son menos las personas que se atreven a probar cosas nuevas, a desplegar sus alas. Viven seguras pero aburridas. Viven en condicional, pensando 'si hubiera o hubiese...' Se ha de recordar que el riesgo de la vida sin riesgos, es el mayor riesgo de todos y que cada minuto es único e irrepetible. De allí la importancia de priorizar nuestro tiempo en función de las cosas que importan de verdad.