Las notarías y los registros se digitalizan
Si hace tres o cuatro años que no pisa usted una notaría o un registro, la próxima vez que lo haga notará que algo ha cambiado. Desde hace un tiempo a esta parte las nuevas tecnologías han desembarcado a fondo en los despachos de los fedatarios públicos y en las sedes de los registradores. Dos importantes leyes -una para regular la aplicación de las nuevas tecnologías a la seguridad jurídica preventiva y otra para desarrollar la firma electrónica- han sentado las bases de ese proceso, que en ambos casos se ha gestado gracias a fuertes inversiones y a muchas horas de trabajo.
El resultado del cambio es eminentemente práctico. Así, hoy un notario puede formalizar la escritura de venta de una casa que pertenezca a dos personas que vivan en comunidades autónomas diferentes sin que éstas deban desplazarse y coincidir en la misma notaría. En cuanto a los registradores, la tecnología permite ya a los empresarios depositar cuentas en el Registro Mercantil sin salir de sus despachos. Casi 50.000 empresas ya lo hacen así.
En el caso de los notarios, el primer paso ha consistido en convertirse en certificadores de la firma electrónica y en dotar a todos los fedatarios de una de ellas. 'Todos los notarios tienen ya firma electrónica reconocida. Esto les permite enviarse entre sí copias electrónicas de los documentos, reducir plazos y abaratar costes', explican fuentes del Consejo General del Notariado. Según este organismo, en los últimos dos meses (desde que entró en vigor la Ley de Firma Electrónica) los fedatarios han utilizado la firma más de 10.000 veces en tan sólo una de sus aplicaciones. La informatización les permite enviar copias simples de contratos y otros documentos a los particulares, las administraciones públicas y las empresas a través del ordenador. También pueden formalizar préstamos hipotecarios en un tiempo récord de cuatro días. 'Desde noviembre hemos gestionado por vía electrónica más de 9.000 préstamos personales e hipotecarios', afirman desde el notariado.
Los registros han invertido 55 millones en tecnología
Pese a todo, aún quedan cosas por hacer. Entre los proyectos inmediatos destaca la puesta en marcha de la escritura matriz digital y la posibilidad de realizar desde la notaría, en una sola visita y a través del ordenador, todos los trámites de cualquier operación. 'El objetivo es que el ciudadano pueda de una sola vez firmar la escritura, pagar los impuestos y recibir una copia con nota del cumplimiento de todos los trámites, al igual que ya sucede para constituir la sociedad limitada Nueva Empresa', señalan en el consejo.
En cuanto a los registros, la epopeya informática ha supuesto una inversión de unos 55 millones de euros. Antes de convertirse en certificador de firma electrónica y de dotar a todos los registradores de una rúbrica digital, el Colegio de Registradores ha tenido que enfrentarse a la tarea de digitalizar todos los registros. Los resultados han beneficiado especialmente a empresas y Administración, por el momento más avanzadas en cuanto al uso de la firma electrónica que los ciudadanos. 'La firma digital significa, entre otras cosas, que las empresas ya no tienen que hacer cola para depositar cuentas', explica Fernando P. Méndez, decano del colegio. Méndez destaca la supresión de distancias y el ahorro de trámites que ha significado la entrada de los registros en la era digital. 'Hasta ahora, si Hacienda o cualquier Administración pública debía hacer una operación en el Registro Mercantil o en el de la Propiedad tenía que rellenar un impreso y desplazar a un funcionario. Todo eso ha cambiado', señala el decano. A través de la página web del registro cualquier ciudadano o empresa puede iniciar los trámites para obtener una firma electrónica o solicitar información sobre cualquier sociedad.
Todo lo que quiera saber de una empresa
Con un ordenador conectado a internet el mundo de la información mercantil es suyo. Desde los datos generales de una sociedad (denominación, domicilio, capital, objeto social), hasta las cuentas anuales depositadas por la empresa, sus administradores o sus auditores, todo está a su alcance a través del ordenador. La página web de los registros de la propiedad y mercantil (www.registradores.org) permite, entre otras posibilidades, realizar sin tener que acudir al registro un seguimiento continuado durante 30 días naturales de la marcha de la sociedad o recibir información sobre su crédito, su solvencia o su responsabilidad. La comodidad de este servicio se ha reflejado en las estadísticas del colegio de registradores. Así, el 30% de las peticiones de información a los registros el año pasado fueron realizadas a través de internet.Por el momento, y a la espera de que el nuevo Gobierno desarrolle reglamentariamente la Ley de Firma Electrónica, esos datos se emiten en forma de nota informativa. Una vez desarrollada la normativa, los registros emitirán también certificados por vía electrónica sobre esa información.
Primeros resultados
Entre 40.000 y 50.000 sociedades depositan ya cuentas en el registro por vía electrónica.El 30% de las peticiones de información a los registros en 2003 fue a través del ordenador.Desde la entrada en vigor de la Ley de Firma Electrónica los registradores han legalizado 8.000 libros por medios electrónicos.Desde noviembre los notarios han formalizado por vía electrónica más de 9.000 préstamos.El plazo para llevar a cabo esa formalización se ha reducido a cuatro días.