El síndrome del papel malgastado o 'documess'

¿Manda imprimir documentos que olvida en la impresora?, ¿antes de leer en la pantalla de su ordenador un informe lo manda imprimir? ¿tiene que imprimir varias veces los mismos datos porque el cartucho de tinta no se cambió a tiempo? Si responde a todo sí, el diagnóstico está claro, su empresa sufre documess, que en español sería algo así como docudesorden o síndrome del papel malgastado.

Lejos de ser algo anecdótico, esta falta de control en la gestión de documentos cuesta a las empresas españolas unos 700 millones de euros al año. Según datos de la empresa Danka, si se suma este coste al de Alemania, Bélgica, Holanda, Luxemburgo, Francia, Italia, Reino Unido y países escandinavos, la cifra ronda los 8.700 millones.

Cuando las nuevas tecnologías desembarcaron en las empresas se auguró 'es el fin del papel'. Nada más lejos de la realidad. Según diversos estudios, el correo electrónico aumenta hasta un 40% el número de documentos que se envían a imprimir. En principio, el avance de Internet ha bajado el porcentaje de papel que maneja una compañía de un 70% a un 30%. Pero el hecho de que la información se mueva en la pantalla del ordenador ha aumentado en un 40% las impresiones.

En opinión de Celina García, directora de marketing de Danka España, el coste por la mala gestión 'puede reducirse de un 10% a un 30%'. Para ello, hay que introducir disciplina en los empleados 'y un software que mida, supervise y controle cuándo y a través de qué terminal se imprimen y copian los documentos'. Dado que el área de informática y la financiera ya son conscientes del despilfarro, los autores del estudio reclaman la implicación de la alta dirección en atajar el documess.