Telefónica, gran cliente en línea

Las compras del Grupo Telefónica a través de la Red alcanzarán los 5.000 millones al año. Sus empresas utilizarán el portal Adquira, propiedad en un 40% del holding

Definitivamente, Telefónica ha entrado de lleno en Internet. La Red está presente en las compras con sus proveedores; en la formalización de contratos con suministradores mediante firma electrónica; en su relación con los clientes que pueden acceder en línea a la información sobre su consumo y sus facturas; con sus accionistas, y, cómo no, con los 130.000 trabajadores del grupo. Y todo ello, con un ahorro de costes.

Una de las primeras iniciativas en este sentido está volcada en las compras de las empresas del grupo. En España (Telefónica de España, Telefónica Móviles, TPI Páginas Amarillas y Antena 3) y en Brasil (TeleSP y TeleRJ) pueden negociar parte de sus adquisiciones de materiales y servicios a través de la plataforma de comercio electrónico www.adquira-es.com. El portal está participado por Telefónica y TPI, que suman un 40%, junto con el BBVA, con otro 40%, e Iberia y la petrolera Repsol YPF, que tienen un 10% cada uno.

En los próximos meses se irán uniendo a esta plataforma otras filiales de Telefónica en Argentina, Chile, México y Perú. Fuentes del holding y de Adquira calculan que, cuando este proceso haya concluido, el grupo realizará el 40% del total de sus compras en la plataforma Adquira, lo que supondrá un movimiento por la Red de 5.000 millones al año.

La firma electrónica ahorrará 170.000 euros anuales a la empresa en los gastos de gestión y de archivo de los contratos con sus suministradores

El Grupo Telefónica no ha firmado un contrato por un periodo definido con Adquira, sino que ha asumido un compromiso con esta compañía para que sea ella la encargada de la transformación en su forma de operar respecto a la compra del material informático y de oficina, entre otros. Adquira se compromete a funcionar de forma autónoma de sus accionistas y asumir las tareas de mantenimiento de los sistemas informáticos que soportan este nuevo modelo. El proceso apoyado en la tecnología cubre la totalidad de las etapas del ciclo de compra tradicional (información o precompra, negociación o compra y materialización o poscompra), a través de distintos puntos en el portal: Adquira Marketplace (mercado virtual), Adquira Procurement (aprovisionamiento), Adquira Podium (negociación) y Adquira Talento (consultoría especializada en compras muy específicas).

Según Miguel Ángel Perdiguero, consejero delegado de Adquira, Internet asegura la transparencia en todo el proceso de negociación y de adjudicación. También queda garantizada la igualdad de oportunidades para los distintos vendedores que quieran realizar sus ofertas a Telefónica o a otras empresas, puesto que el portal está abierto a otros clientes.

Apoyo y formación

La idea es que Adquira, como empresa, no intervenga en el proceso de compra y venta sino que simplemente preste su plataforma como el instrumento capaz de poner en contacto al ofertante y al demandante, con las ventajas de comunicación que ofrece Internet sobre los tradicionales fax y teléfono. 'Es importante destacar que Adquira no gestiona las compras de Telefónica, sino que dentro de su organización, esta empresa de comercio electrónico cuenta con un equipo de consultores expertos en la gestión de las compras que da soporte al grupo en la transformación de sus procesos de compra y suministro a través del negocio electrónico', recalca Miguel Ángel Perdiguero.

Dentro del programa de implantación, que incluye la integración con los sistemas ya existentes en el departamento de compras de Telefónica, Adquira está impartiendo cursillos de formación a los futuros usuarios de la plataforma de negocio electrónico. Ya en medio del proceso de negociación, los clientes pueden recurrir a un teléfono de asistencia en caso de que surja cualquier tipo de problema en el proceso de negociación con los proveedores.

Las empresas dadas de alta en la plataforma, de cualquier tamaño, sector o nivel tecnológico, pueden negociar y recibir pedidos tanto de los socios de Adquira como del conjunto de empresas compradoras del mercado virtual. Fuentes de Telefónica aseguran que este sistema aporta a los vendedores un valor añadido, que es la simplificación y la agilización de los procesos comerciales, una disminución de errores en la elaboración y gestión de ofertas y pedidos, una mejora en la fidelización de los clientes compradores y un acceso a otros servicios complementarios como la elaboración de catálogos electrónicos y servicios financieros y logísticos.

En realidad, ni la fórmula ni su espíritu son completamente nuevos. Y es que más de cien empresas (32 en España) del Grupo Telefónica venían realizando ya sus compras según un modelo de gestión común conocido internamente como el SAC (sistema avanzado de compras), que asegura la realización de un tratamiento global de las compras del grupo, la transparencia en la negociación y la adjudicación y la igualdad de oportunidades para los proveedores.

Pero los planes de grupo telefónico para ahorrar costes mediante Internet van más allá de Adquira. Telefónica de España ha lanzado un nuevo sistema para formalizar sus contratos con proveedores y suministradores mediante la utilización de la firma electrónica.

Este sistema digital, que permite realizar el proceso completo de formalización de contratos a través de la Red con total garantía de seguridad y plena validez jurídica, hará que Telefónica de España pueda establecer a distancia más de 2.500 compromisos contractuales al año con sus proveedores, según fuentes de la compañía.

Y esto supondrá el nada desdeñable ahorro de 170.000 euros anuales en gastos de gestión y archivo de los compromisos contractuales firmados.

En Telefónica no sólo contemplan las relaciones con sus proveedores a través de Internet, sino que este medio también es explotado en sus comunicaciones con los clientes. El punto de encuentro es www.telefonica.es, página web creada en 1998 y que cuenta en la actualidad con una media de audiencia mensual de 1,2 millones de visitas.

En este sitio, los usuarios acceden a sus facturas de teléfono fijo o móvil, realizan operaciones de compra en las tiendas virtuales de Telefónica, consultan las Páginas Amarillas electrónicas y la guía telefónica (o Páginas Blancas), ven las tarifas, el programa de fidelización -denominado Puntos MoviStar- o realizan la contratación de servicios. En cada país, Telefónica cuenta con un portal propio en Internet donde se recoge la oferta de productos y servicios concreta de dicho lugar. Los accionistas e inversores de la compañía disponen, igualmente, de contenidos específicos en este mismo sitio.

Intranet para 130.000 empleados

De momento, los empleados del Grupo Telefónica utilizan el software Lotus Notes -del fabricante IBM-, como gestor de correo electrónico y de la mensajería instantánea, que es útil para trabajar por equipos de forma virtual. Un paso adelante más en la gestión de los recursos humanos lo dará la intranet corporativa global que Telefónica está desarrollando desde 1999 y que sus 130.000 empleados utilizarán próximamente como instrumento de trabajo y comunicación.

La intranet está en funcionamiento de forma parcial en España, Argentina, Brasil, Chile y Perú. Cuando esté finalizado su desarrollo, este sitio corporativo, cuyo diseño está siendo realizado por el propio grupo a través de distintas áreas y líneas de negocio -comunicación interna, comunicación online, organización y sistemas de información, Telefónica Soluciones y Telefónica Data-, englobará las intranets de las diferentes empresas en un portal único.

En concreto, confluirán en él los medios de comunicación interna en línea; los distintos entornos transversales como el acceso a los procesos centralizados de compras; el portal de negocio electrónico que recoge información de las diversas iniciativas; el denominado e-Marco, que aglutina recursos comunes para la comunidad de usuarios de los ámbitos de comunicación, marketing y publicidad; la iniciativa de formación en línea a+ (desarrollada en los tres idiomas más utilizados en la organización, es decir, español, portugués e inglés) y otros proyectos del departamento de recursos humanos.

De momento, dentro de la intranet, un servicio de comunicación interna denominado Infobuzón ofrece noticias sobre todas las empresas del grupo y promueve las relaciones entre los empleados. Tiene ediciones diarias en España, Brasil y Chile, además de otra semanal en Argentina y otras, también cada siete días, en francés e inglés.

Adquira, ventas por valor de 300 millones

En su primer año de vida, Adquira movió transacciones en Internet por valor de 300 millones de euros. A cierre de 2002, el portal contaba con 800 proveedores, con una media de incorporación de 40 empresas cada semana, siendo mayoría los dedicados a los servicios profesionales y administrativos (un 26%) y los de informática (18,9%). El objetivo es superar las 20.000 empresas compradoras y los 2.500 proveedores en 2004. Según datos de la Asociación Española de Comercio Electrónico (AECE), a través de la plataforma de Adquira, que mantiene una plantilla de 50 personas, se realiza un 8% de las transacciones en línea entre empresas en España. El gancho para los compradores son ahorros de cerca de un 20% y agilidad. Por su parte, los proveedores acceden a un importante grupo de compradores, servicios de catalogación homogéneos y ahorros en los procesos de venta. Actualmente, hay 10.000 artículos catalogados, siendo los productos informáticos (hardware, componentes y software) los más demandados.