Las empresas españolas gastan 3.300 millones al año en viajes de trabajo
Las empresas españolas desembolsan cerca de 3.300 millones de euros al año en viajes de negocios. Gran parte de este gasto, el 40%, procede de los trayectos en avión que los empleados tienen que realizar para asistir a una presentación de producto en otro país o mantener una entrevista con el personal de una de sus filiales en el extranjero. El resto de los gastos procede de los trayectos en ferrocarril, los hoteles, las dietas y los coches de alquiler.
La mayor parte de las empresas se desentiende de la organización de los vuelos y lo deja en manos de profesionales de agencias de viajes que buscan las diferentes posibilidades en cada trayecto. Inditex, por ejemplo, contrata con la agencia Carlson Wagonlit los viajes para sus trabajadores. El personal de la agencia está integrado dentro de la propia Inditex para medir más fácilmente las necesidades de cada empleado y adaptar los viajes a las mismas.
Gestor de viajes
Esto es muy frecuente en España. 'La mayoría de las compañías conserva sus contratos con su agencia habitual, paga la tarifa y y ni mira precios', dice Luis Valdés, consejero delegado de la empresa de gestión de AirPlus.
Para poder mermar este presupuesto, añade, 'conviene nombrar a un gestor de viajes dentro del equipo gestor de la compañía que se ocupe de controlar el gasto en todo su proceso y negociar con las diferentes aerolíneas'. La principal labor de esta persona encargada de gestionar los viajes es hacer una política continuada en la empresa. Esto significa 'llevar un control de todos los trayectos que se contratan para que las negociaciones con proveedores aéreos den fruto', apunta José Luis Caparrós, gestor de viajes de Bayer. æpermil;sta es una de las pocas compañías que cuentan con un profesional dedicado a dirigir y controlar los viajes de los empleados.
Esta figura está muy extendida en las empresas europeas, pero en España sólo está presente en la cuarta parte de las grandes empresas como Repsol, Telefónica, Iberdrola, Accenture, Siemens y los laboratorios Lilly.
Algunos directivos responsables de estas áreas consideran que 'la figura del gestor es necesaria para optimizar estos costes, que en algunos casos suponen hasta el 35% de los gastos indirectos de una compañía'. De hecho, algunas agrupaciones como la Asociación Catalana de Gestores de Viajes de Empresas y la Asociación Española de Travel Management están intentando fomentar la existencia de este profesional. Pero, además de contar con el gestor de viajes, para ahorrar costes es aconsejable negociar el precio con las diferentes aerolíneas.
'En España, hasta el año 1980 sólo existía una compañía aérea, por lo que no había capacidad para negociar los precios', señala Valdés. Ahora, sin embargo, hay tres, 'por lo que se puede ahorrar incluso un 30% en los costes de muchos vuelos domésticos por la simple negociación con ellas'.
Alternativas para controlar el gasto
La compañía alemana Airplus, que inició su actividad en España el pasado año, ofrece información a las empresas sobre sus viajes y la asesoría a la hora de contratarlos.
'Hablamos con cada aerolínea para buscar la oferta más interesante y así ahorrar el gasto en viajes. Siempre hay proveedores aéreos que tienden a fidelizar a sus clientes, eso nos permite jugar con las tarifas', apunta Valdés. Airplus proporciona todos los datos de los viajes, tales como los precios, frecuencias, horarios, aerolíneas y vuelos. 'Desglosamos los gastos y los agrupamos, lo que permite tomar medidas correctoras en tiempo real si es necesario'. La empresa, con fuerte presencia en Alemania, emplea un programa informático que permite conocer las diferentes posibilidades de vuelos a las empresas y que éstas vigilen todos los trayectos que se han efectuado para controlar el gasto. Con el sistema Airplus se puede, además, a través de una tarjeta centralizada, realizar todas las operaciones aéreas con casi todas las compañías y grupos turísticos. Sin embargo, según Valdés, 'es una alternativa a las tarjetas de crédito tradicionales, ya que además de ser un sistema de pago, incluye el seguro, la información y la asesoría del viaje'.
Participada por Lufthansa en un 48,8% y por diversos bancos alemanes, Airplus está presente en Alemania, Austria, Suiza, Reino Unido, Italia, Francia, Portugal, Escandinavia, EE UU, Suráfrica y prevé estar en Extremo Oriente. Mueve 6.500 millones de euros al año y cuenta con 600 empleados.
El sistema de reservas es gratuito para las empresas clientes y son las aerolíneas las que pagan una comisión a Airplus como sucede con las tarjetas American Express y Visa.