Más reuniones, menos costes
Los equipos, poco utilizados actualmente en España, pueden amortizarse en menos de un año con una reunión semanal
La vista es una inagotable fuente de información. Cuando el tiempo y la distancia no permiten establecer contactos cara a cara, una de las alternativas es la videoconferencia, una tecnología muy desarrollada que sigue esperando su momento de gloria. Hace años que fabricantes y expertos vaticinan su boom, pero las ventas, aunque en alza, siguen siendo escasas.
¿Por qué no ha tenido una aceptación masiva? 'La barrera no es la tecnología sino los usuarios', asegura Ernest Compays, director del mayorista Techno Trends, 'para los ejecutivos, viajar es una forma de reconocimiento y aunque muchos ya son conscientes del ahorro de tiempo y costes de las reuniones por vídeo, el cambio de mentalidad es lento'. Así, parecía que el temor a viajar tras el 11 de septiembre dispararía las cifras del sector, pero 'generó más interés que compras de dispositivos', añade Nuno Miguel, director en España y Portugal del fabricante Tandberg.
El precio de estos equipos oscila, según prestaciones, entre 4.000 y 60.000 euros, siendo los más vendidos los de gama media, por unos 10.000 euros. Los fabricantes señalan que la inversión se amortiza en menos de un año, con una reunión mensual. A esta suma se añade el coste por sesión, que es el de una llamada telefónica -nacional o internacional- multiplicado por el número de canales utilizados (cada línea RDSI consta de dos). Se calcula que una reunión de una hora -tiempo medio de un encuentro- entre dos provincias, con tres líneas RDSI, cuesta unos 60 euros, cifra muy inferior a la que, por desplazamiento y tiempo, origina un viaje.
Quienes sacan mayor partido a la videoconferencia son los usuarios que precisan tomar decisiones conjuntas e intercambiar información en tiempo presente con interlocutores remotos. Es decir, empresas de cualquier actividad. Aunque las más avanzadas han sido las del mundo de las finanzas, Administración pública, enseñanza y medicina, 'la situación está cambiando, ya que la necesidad surge en cualquier empresa', explica Jesús Sánchez, director en España de Polycom, primero en ventas a escala mundial. En cuanto a tamaño, son medianas y grandes entidades las más capaces de afrontar esta inversión. Para eventos puntuales, pueden alquilarse equipos y salas, éstas salen por unos 125 euros la hora, aparte del tráfico telefónico.
Equipos de grupo
Los más adecuados para mantener reuniones periódicas son los equipos de sala o de grupo, uno por cada lugar que se conecte. La mayor parte de los modelos y marcas son compatibles, lo que es imprescindible es usar el mismo protocolo de conexión -H.320 para RDSI (Red Digital de Servicios Integrados) y H.323 si se conectan mediante IP (Internet)-. A grandes rasgos, existen dos gamas: equipos compactos (set-top boxes), que integran en un solo bloque todos los componentes necesarios -códec (corazón del sistema y clave de sus prestaciones), una cámara y un sistema de audio manos libres-. Un peldaño más arriba se encuentra el equipo completo (rollabout), que incorpora uno o dos televisores en el mismo mueble. Pero son los compactos los de mayor acogida en el mercado, con un 80% de las ventas.
Sobre la mesa se reparten los equipos auxiliares -micrófonos y mando a distancia para manejar los menús en pantalla- y si los ponentes quieren compartir información escrita, además de pizarra, pueden usar una cámara de documentos que permite ver papel, transparencias y diapositivas, así como proyectores e incluso cañones de vídeo (con buena luminosidad), para presentaciones multimedia.
Una vez conectados los equipos y comprobado su correcto funcionamiento, lo que se recomienda hacer con anterioridad, comienza la sesión. La presencia de un técnico sólo será necesaria en las primeras ocasiones, hasta que los ponentes pierdan el miedo. 'Manejar estos equipos es sumamente sencillo', asegura José Luis Monteagudo, jefe del área de investigación en Telemedicina del Instituto de Salud Carlos III. El pasado 5 de abril, responsables de esta área decidían, por falta de tiempo, sustituir su reunión presencial por vídeo para charlar con Sadiel, empresa sita en Sevilla con la que comparten un proyecto europeo de informatización clínica. Disponían de tres líneas RDSI y dos equipos de sala -de Sony en Madrid y Polycom en Sevilla-. La tarde anterior comprobaron que todo funcionaba correctamente y a las 10 de la mañana del día siguiente comenzó la reunión. 'En un primer momento resulta un poco frío pero a los pocos minutos los participantes se sienten tan cómodos como en un encuentro presencial', asegura Jorge García, presente en la sesión, 'es recomendable seguir un sencillo protocolo de presentación, turnos de palabra, incluso contar con un moderador si hay muchas personas, conclusiones y despedida'.
El televisor muestra unos sencillos menús de control, una pantalla es suficiente y con dos se observa más cómodamente a ambos grupos. La experiencia concluye a las 12.30 horas satisfactoriamente. Para Monteagudo es indispensable que 'los participantes sean conscientes de las posibilidades y las limitaciones (no salirse fuera de plano ni hacer movimientos rápidos que desconciertan a los del otro lado), para optimizar tiempo y recursos'. Amén de la imagen, es vital la calidad del sonido: 'Si una mano se mueve a saltos no será tan importante como escuchar una voz entrecortada, porque no nos enteraremos de nada', advierte Jesús González, responsable técnico del mayorista Afina. Para solventar posibles fallos técnicos o de conexión, se recomienda tener un teléfono a mano.
Para celebrar una sesión con calidad, se recomienda emplear tres líneas RDSI -es decir, seis canales de 64 Kbps que alcanzan una velocidad de 384 Kbps-, aunque también pueden utilizarse dos líneas e incluso con sólo una la calidad sería suficiente. 'Más del 90% de los equipos instalados en el mundo funcionan sobre RDSI', afirma el responsable de TechnoTrends, 'es la ganadora por calidad y compatibilidad'. Los expertos desechan el ADSL como soporte a estos equipos. 'La comunicación por vídeo requiere la misma velocidad en ambos sentidos', explica Jordi Vallet, director de la escuela de negocios IESE, que usa varios equipos para impartir cursos de dirección, 'esto lo garantiza la RDSI pero no ADSL, ya que la velocidad de subida de datos es distinta a la de descarga y, además, sólo el 10% del caudal está garantizado'. El ADSL queda restringido a un uso personal y en redes locales.
La alternativa de conexión es Internet (IP), en la que para obtener calidad suficiente, la velocidad debe estar garantizada a 512 Kbps en ambos sentidos, una situación aún no extendida en España. 'Conectarse con calidad a través de Internet es aún muy caro', sostiene Jesús Sánchez, responsable de Polycom en España, 'ambas conexiones coexistirán, pero dentro de unos años, cuando IP se use más y gane en calidad-precio, podría superar a la RDSI'.
Por ser más asequibles, las cámaras más baratas pueden despertar el interés de una empresa, pero los expertos sólo aconsejan su uso en el ámbito doméstico y en comunicaciones entre dos interlocutores que no requieran una elevada calidad de imagen. 'No se puede comparar una webcam con un equipo de sala', apunta Nuno Martins, director de la unidad de negocios VideoNetworking de Sony, 'y no es el medio adecuado para reuniones en grupo'. Aparte de estas cámaras para PC, existen otros equipos para comunicaciones uno a uno que se usan sin levantarse del puesto de trabajo. 'Además de los equipos de sala, usamos unos 25 videoteléfonos para hablar entre Madrid y Barcelona', cuenta Jordi Vallet, de IESE.
El ordenador portátil también puede soportar estos sistemas, aunque tiene como inconveniente la escasez de redes en hoteles y entornos esporádicos. Cuando la telefonía móvil multimedia (UMTS) se desarrolle, es de suponer que también habrá sistemas de vídeo adaptados a ellas aunque 'existirá quien se niegue a aceptarlo porque pueden pillarte en cualquier momento y lugar', augura el responsable de Techno Trends. Al principio, la calidad será limitada.
Crecimiento en España
A escala mundial, en 2001 se han vendido menos equipos que el año anterior, según la consultora especializada Wainhouse Research, aunque las previsiones para los próximos años son de crecimiento. Estados Unidos lidera el mercado mundial, la técnica surgió allí impulsada por las grandes distancias geográficas. En Europa, los más adelantados son los nórdicos, seguidos por Reino Unido y Alemania. En segundo plano y por este orden estarían Francia, España, Italia, Grecia y Portugal. El lado positivo del retraso español es la oportunidad de negocio. De hecho, los fabricantes han tenido buenos resultados aquí, a diferencia de la evolución mundial.
'El mercado comienza a estar maduro', dice el responsable de Techno Trends, que con un 18% del mercado nacional, facturó seis millones de euros el pasado ejercicio (un 40% más que en 2000). Los fabricantes son pocos. Polycom, que absorbió Picturetel y cuya marca europea es Polyspan, ha crecido un 45% cada uno de los cinco años y medio de presencia en España. La competencia, Tandberg, con más de un millar de máquinas instaladas, no superó en 2001 las ventas del anterior, pero Nuno Miguel confía en seguir creciendo. Finalmente, Telefónica vendió el pasado año 1.500 equipos de videoconferencia RDSI (sumando unidades de sala y de PC), lo que supone un aumento del 115% respecto a 2000.
Cámara para uso personal
PC-CAM 300 de Creative se conecta al ordenador a través del puerto externo (USB) e incluye una funda para colocarlo con más seguridad sobre el PC.
Para que la imagen que transmite tenga una mínima calidad ha de gozar del ancho de banda suficiente y el programa adecuado (el más extendido, Microsoft Netmeeting, se incluye en el producto). El precio de estas cámaras aumenta cuanto mejor es la óptica y mayor la capacidad de memoria. Además de su uso para realizar videoconferencias, este pequeño dispositivo realiza funciones de cámara fotográfica digital y tiene capacidades, aunque bastante limitadas, para grabar sonido y vídeo. En este sentido, su memoria alcanza los 8 megabits y hace posible almacenar un total de 128 fotos. Con cuatro pilas alcalinas como batería, en sus citadas funciones de cámara portátil es capaz de capturar hasta 75 segundos de vídeo y hasta 34 minutos de audio.
Incorpora programas para su instalación y es compatible con Windows 98/2000 /ME. Su precio recomendado ronda los 119 euros (sin IVA).
Sistema de Sony con mueble
El modelo Contact 1600 de Sony y el monitor que lo acompaña se integran en un mueble transportable. Puede establecer comunicaciones sobre redes IP, con un ancho de banda entre 128 Kb y 1 Mb, así como RDSI, alcanzando de 128 Kb a 384 Kb para uno o tres accesos básicos respectivamente.
Conectando un ordenador personal se puede mostrar una aplicación informática (Word, Excel, Power Point, etcétera) e incluso hacer la presentación en la sala sin ordenador, gracias al Memory Stick. Su capacidad de multiconferencia cubre la comunicación simultánea entre cuatro centros distintos y, finalmente, automatiza muchas funciones de administración. Entre ellas están la programación de la videoconferencia, la reserva de las salas de reuniones, los recordatorios de asistencia para los participantes y la gestión remota. Para las grandes corporaciones, la oferta de Sony es un modelo superior, el Contact 6000.
El precio, según el fabricante, está entre los 4.000 a 8.000 euros (sin IVA), dependiendo de las prestaciones elegidas.
Tandberg 880, indicada para salas pequeñas
De reducido tamaño, el equipo compacto más vendido del fabricante Tandberg, el modelo 880, se puede utilizar en salas de reunión pequeñas o medianas. También se utiliza en la red local de la oficina, a través de su ranura para tarjeta de red LAN inalámbrica.
Esta cámara puede conectar hasta diez puestos de vídeo y cuatro de audio en la misma llamada. Entre sus novedades se encuentra la mejora de la inclinación de la cámara para enfocar mejor a los grupos. Al no utilizar ventilador, el equipo no produce el molesto ruido provocado por muchos equipos de videoconferencia. Con una velocidad de 384 Kbps en RDSI y 768 Kbps en Internet y red LAN inalámbrica, incorpora como novedad un software de cifrado de la información que protege los datos aportados en las transmisiones. Para quienes prefieran un equipo integrado con televisor, más fácil de manejar, ofrece el modelo Tandberg 1000. Su precio es de unos 11.244 euros (sin IVA).
Aparato compacto ViewStation SP
Este completo equipo de la empresa Polycom permite realizar sesiones de videoconferencia en grupos y salas de reunión. La unidad central va acompañada por mando a distancia y micrófono y no incluye televisor.
Los interlocutores pueden conectarse desde cuatro puntos diferentes, en multiconferencia, y pueden elegir entre la conexión vía Internet (IP) o a través de RDSI. Si este modelo representa la gama media de la oferta de Polycom, pueden encontrarse mayores prestaciones en la gama más alta, con el modelo ViewStation FX.
A través de este equipo se pueden capturar y enviar imágenes de reuniones y presentaciones y transmitirlas (lo que en el argot informático se conoce como broadcast) a cualquier persona equipada con un web browser.
Se puede llamar a cuatro sitios a la vez, con una velocidad de 384 Kbps o a tres sitios a 512 Kbps, siempre con movimiento real. El propio fabricante recomienda la comercialización de este equipo por 4.887 euros (sin IVA).