La firma en la factura electrónica de los autónomos

Con la obligatoriedad de la versión digital de las facturas tradicionales, también llegan dudas sobre cómo debe de elaborarse de manera correcta.

Las facturas electrónicas ya son una realidad para una gran mayoría de trabajadores autónomos en el día a día a la hora de cobrar sus servicios. Sobre todo para todos aquellos que trabajan con la Administración, pues en este caso la facturación por medios electrónicos es completamente obligatoria.

No obstante, todos los que no trabajan con la Administración y todavía no emiten facturas electrónicas, van a tener que empezar a buscar información útil al respecto, porque pronto será también obligatorio usar este tipo de facturas electrónicas con cualquier tipo de cliente.

De entre todas las novedades que supone la factura electrónica con respecto a la factura tradicional, hay un elemento que es indispensable para que esta tenga validez, y es la firma digital. Solamente así es posible confirmar que una factura enviada por medio electrónico es original y auténtica. Es interesante saber todo lo que conlleva este elemento, para no cometer ningún tipo de error en el momento en el que sea obligatoria para poder percibir ingresos en un trabajo por cuenta propia.

¿Qué es exactamente la firma digital y por qué es tan fiable?

La firma digital es, básicamente, un método para emular la firma convencional en el ámbito online, es decir, para acreditarse a través de internet y dejar de esta manera una huella electrónica en un documento que garantice que es auténtico.

Según la definición que da el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital , la firma digital es el signo o huella electrónica que certifica que es real un documento mediante una clave que viene acompañándolo. Y aunque hoy en día se utiliza únicamente en ciertos ámbitos relacionados con la Administración, se supone que en un futuro bastante inmediato, será necesaria para certificar la autenticidad de cualquier tipo de factura electrónica.

Ahora bien... ¿Qué es exactamente lo que garantiza que la firma digital sea un método fiable para reafirmar la autenticidad de un documento a través de internet? Los expertos dicen que, efectivamente, esta no es simplemente un símbolo escrito, sino un aval de que la persona que firma ha solicitado un certificado emitido por una entidad habilitada.

Pero es que además hay dos claves para confirmar que la firma digital es útil para saber que las facturas electrónicas no se han modificado:

• Si se cambia la información que aparece en el documento, en una factura electrónica, por ejemplo, la huella digital que se obtiene es diferente y por tanto sería muy fácil de comprobar que ha sido modificada la información.
• No existe la posibilidad de volver a obtener el mensaje partiendo de la huella digital generada.

Por tanto, la firma digital confirma no solo quien exactamente ha emitido el documento, sino también cuando lo ha hecho exactamente.

Puntos clave en la creación de una firma digital

El punto más importante para crear una firma digital y poder dejar la huella así en los documentos necesarios es tener un certificado electrónico reconocido, o en otros casos, un certificado electrónico reconocido y elaborado en un dispositivo seguro de creación de firma.

Lo más habitual cuando un trabajador autónomo quiere obtener un certificado electrónico reconocido para poder realizar así su firma digital y firmar sus facturas electrónicas, es pedirlo en un organismo reconocido, como es la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, FNMT. Esta es aceptada por la Agencia Tributaria, y por tanto es posible presentar las facturas de esta manera cuando sea completamente obligatorio que estas sean electrónicas.

En el caso de las empresas, estas normalmente obtienen unos certificados de representación para poder tener una firma digital que sea genérica y represente a toda la empresa y no a una persona de manera individual.

Por otro lado, este certificado electrónico reconocido es realmente útil, no solo para elaborar la firma digital, sino también para llevar a cabo todo tipo de interacciones con la Administración. Por ejemplo presentar y liquidar impuestos, recursos y reclamaciones, consultas de todo tipo de multas e incluso algunas otras acciones como solicitar ayudas y becas o la inscripción en el padrón municipal.

Es evidente que la tecnología es el futuro, y que cada vez más va a ser más sencilla y ágil la posibilidad de llevar a cabo todo tipo de transacciones de forma online. Esto puede facilitar enormemente el día a día de los autónomos, y además aportar esa transparencia a menudo necesaria en las actividades profesionales.

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