La empresa responde frente a Hacienda de las dietas de sus trabajadores en el IRPF

El Tribunal Supremo fija doctrina y señala que trabajador cumple aportando la declaración

Hacienda no puede exigir al trabajador que acredite la veracidad de los gastos de manutención declarados como exentos en el IRPF. El responsable de justificar estas cantidades es el empresario, que en su condición de pagador debe probar la realidad de los desplazamientos y el motivo de los mismos. Así lo establece la Sala de lo contencioso-administrativo del Tribunal Supremo en una reciente sentencia (cuyo texto puede consultar aquí), que fija doctrina sobre esta cuestión.

De esta forma, el alto tribunal zanja definitivamente el debate sobre a quién corresponde justificar la exención de estas dietas frente a Hacienda. Algunos tribunales superiores de justicia habían determinado que correspondía al trabajador. Según el Supremo, en caso de duda sobre los gastos consignados, la AEAT tiene que dirigirse al empleador, no al contribuyente. Según el Supremo, el trabajador cumple con su obligación cumplimentando su declaración con los certificados expedidos por la empresa. “Al contribuyente no se le puede exigir la aportación de datos que ya deben constarle documentalmente a la propia Administración”, añade.

La Sala resuelve a favor de un trabajador, veterinario de profesión, en relación con el recurso de casación interpuesto contra una resolución del Tribunal Superior de Justicia (TSJ) de Galicia por unas liquidaciones del IRPF. Hacienda dudó de que las dietas reflejadas como gastos de manutención cumplieran con los requisitos para estar exentas. Esto es, que se trataran de pagos realizados para suplir los desembolsos hechos por el trabajador en sus desplazamientos. Por este motivo, requirió al contribuyente para que aportara documentación (facturas o equivalente) que los justificara.

La sospecha de que los pagos consignados como exentos en sus declaraciones no eran reales provenía de que estos coincidían con el resultado de multiplicar la cantidad máxima que se establece para los desplazamientos sin pernoctación dentro del municipio (26,67 euros al día) por los días laborables del mes. Eso hizo pensar que más bien “se trataba de un acuerdo retributivo entre trabajador y empresa, desvinculado de la finalidad propia de las dietas”.

Tanto el tribunal económico-administrativo como TSJ gallego, fallaron a favor de Hacienda. Ambos tuvieron en cuenta que el recurrente era, además de veterinario, socio minoritario de la cooperativa para la que trabajaba, por lo que tenía fácil acceso a la contabilidad de la empresa.

Carga de la prueba

Sin embargo, el Supremo rechaza que el trabajador tenga la obligación de probar que los gastos incluidos en el certificado de ingresos y retenciones facilitados por la empresa sean reales. Tampoco considera acreditado que el cargo de socio minoritario del profesional le permitiera acceder a la contabilidad de la cooperativa y elaborar estos informes.

La ley del impuesto excluye de los rendimientos de trabajo los pagos al trabajador que cubran los “gastos normales” de manutención, locomoción y estancia en municipio distinto del de su domicilio por motivos laborales. Es decir, no se consideran sueldo, y, por tanto, están exentos en la declaración del IRPF. Por otro lado, establece que el responsable de verificar estos datos es el empresario, que confecciona el certificado de ingresos y retenciones. En concreto, la norma fija que debe acreditar si responden a desplazamientos en una determinada fecha (día y lugar) y que se realizaron por motivos laborales.

La regla general en materia tributaria es que cada parte debe probar aquellas circunstancias que le favorecen. En este sentido, el contribuyente debe demostrar las circunstancias determinantes de exenciones o bonificaciones. Sin embargo, en el caso concreto de las dietas exentas, la propia ley establece que es el pagador (obligado a retener) el que debe documentar y comprobar estos gastos. Una consecuencia lógica derivada de la facultad del empleador para dirigir y organizar la actividad laboral, y de definir y delimitar estas asignaciones.

Al empleado no se le puede exigir más diligencia que la de consignar en la declaración las cantidades que en este concepto incluye el empresario en el informe de ingresos y retenciones cada año. Además, la AEAT no puede volver a pedirle estos datos, que, por otra vía, ya tiene en su poder. Por tanto, es el empleador el que debe hacerse cargo de probar que los gastos declarados como exentos por el trabajador como dieta están justificados y son reales.