Registro de horarios: lo que necesitan saber pymes y autónomos

Obligaciones, posibles sanciones y soluciones para cumplir con la normativa

Todas las pymes y autónomos empleadores deberán llevar ya un registro diario de la jornada de los trabajadores. Así lo establece el Real Decreto-Ley 8/2019, que modifica el Estatuto de los Trabajadores y la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social. Ambas están relacionadas con el registro horario, y su obligatoriedad que entró en vigor ayer, día 12 de mayo.

Esta nueva normativa no es exclusiva de las grandes corporaciones, sino que las pequeñas y medianas empresas y los autónomos con algún empleado al cargo también deberán cumplirla. De esta manera, todos aquellos trabajadores, tanto si están a tiempo parcial como a tiempo completo, deberán registrar su hora de inicio y su hora de finalización cada jornada laboral. En caso de realizarse alguna hora o jornada extraordinaria, también deberá registrarse debidamente. Estos registros no están establecidos de manera universal. Es decir, cada empresa puede optar por hacerlo de manera manual, analógica o digital.

Es importante saber que si un trabajador no realiza los servicios en un sitio fijo, su jornada se registra desde el momento en el que abandona su domicilio particular. Este es el caso de los comerciales o de profesionales que trabajan en obras, por ejemplo. Son empleados que trabajan para una empresa, pero no acuden cada día a un lugar fijo.

Obligaciones de la nueva normativa de registro horario

Según se especifica en el texto refundido del Estatuto de los Trabajadores, las empresas deberán cumplir con las siguientes obligaciones:

• Garantizar el registro de la jornada de cada trabajador, incluyendo concretamente a hora de inicio y finalización de cada empleado. Sin menoscabar la flexibilidad horaria establecida en el propio estatuto.
• Organizar y documentar estos registros. Mediante una negociación con todos los empleados de la empresa o por decisión del empresario se establece la manera de documentar cada registro horario.
• Estos documentos deben conservarse durante cuatro años. Además, es necesario que estén a disposición de los propios empleados, de sus representantes legales, y de la posible Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
• Además, se autoriza al Gobierno a establecer las especialidades oportunas en las obligaciones del registro de jornada en aquellos sectores, trabajos o categorías profesionales que así lo requieran. Siempre bajo consulta previa a los sindicatos y organizaciones empresariales representativas.

Sanciones a las pymes y autónomos que no cumplan el registro diario

Es probable que en los próximos meses se dicten nuevas sentencias sobre esta obligatoriedad del registro horario. Especialmente hay algunos casos en los que la normativa resulta más difícil de cumplir, como en los trabajos nocturnos, en las vacaciones, permisos, horas extra, etc. Sin embargo, el registro de jornada ya está tipificado como infracción en el derecho laboral. Lo que significa que su incumplimiento, a día de hoy, ya puede ser sancionado.

Entre las faltas que se pueden sancionar destacan la ausencia de sistemas de control horario, no comunicar a los trabajadores la obligación de registrar su entrada y salida, que hagan horas extra y no se les pague o se enmascaren bajo otros conceptos retributivos, entre otras.

Estas faltas derivan en las sanciones a las que se enfrentan las pymes y los autónomos con empleados al cargo. Éstas se dividen en dos tramos, en función de su gravedad, y, por tanto, diferentes cuantías de multa.

• Sanción leve. Entre 60 y 625 euros de multa. Son casos como no entregar los registros de jornada a los trabajadores o no informarles de ello.
• Sanción grave. Entre los 625 y os 6.250 euros. Aquí ya hablamos de irregularidades en los horarios o no retribuir horas extra de empleados, entre otras causas.

Oportunidades para nuevas empresas

Ante esta situación, han surgido startups y herramientas para ayudar a las pymes a que puedan realizar esta tarea de la manera más sencilla posible. Al no tener establecido un sistema único por el que llevar el registro, empresas como Robotics han implantado soluciones como Visualtime Zero con el fin de facilitar la tarea a las empresas.

“Visualtime Zero cuenta con una implantación muy ágil y sencilla que apenas les supondrá tiempo para instalarla”, asegura Enric Blanco, director comercial de Robotics. Esta solución permita que las pymes entre 2 y 30 empleados puedan llevar el registro de los trabajadores diariamente de “forma ágil, cumpliendo con la ley y evitando sanciones”. La solución es gratuita y se ocupa de entregar al trabajador y las autoridades competentes un resumen de las horas mensuales de cada trabajador de la empresa, tanto las ordinarias como las extra. Además, permite automatizar tareas del control de los horarios, así como obtener los informes necesarios para todas las partes implicadas.

Herramientas como esta facilitarán que las pymes se adapten a la nueva normativa de una manera más eficiente.