Cuándo debes dejar de usar Excel en tu empresa

El Excel es una herramienta muy útil para ciertas tareas en una empresa, aunque en ocasiones su uso se alarga en exceso. Qualisys da los supuestos en los que se debería sustituir el Excel por otra herramienta.

Excel es una herramienta muy útil que en cualquier tipo de manual o curso de informática se aprende. Dentro de Microsoft Office, Excel es el programa más utilizado a la hora de hacer listados, llevar cuentas de forma ordenada, etc. En la etapa inicial de una empresa, el Excel es una herramienta muy común y útil para empresarios y trabajadores. Sin embargo, existen determinadas situaciones en las que el Excel no es la mejor solución y se sigue utilizando por tradición, o por desconocimiento de otras que podrían aumentar la producción y eficiencia.

Supuestos en los que el Excel no se debe utilizar

Según la empresa Qualisys, dedicada al software de gestión empresarial, el momento de sustituir al Excel por otra solución es en estos casos:

• Cuando es una empresa que maneja muchos datos y precisa tenerlos controlados.
• Cuando una compañía necesita acceder y consultar frecuentemente datos históricos.
• En casos en los que la empresa exija validar unos datos. Para estos tipos se necesita otro tipo de software, ya que en el Excel cualquier persona puede ingresar y eliminar datos.
• Lo mismo ocurre con datos confidenciales, ya que un Excel da la posibilidad de modificarlos y acceder a ellos fácilmente.
• Cuando son varias las personas que necesitan consultar determinados datos se hace necesario poner un control a través de perfiles de usuarios que de permisos en función del trabajador, y eso, con un Excel no es posible.

Por tanto, aunque el Excel es una herramienta que puede resultar útil para ciertas tareas, para otras se hará necesario otro programa. No se debe olvidar que es una hoja de cálculo y no una base de datos, ni tampoco un programa de gestión de documentos o tareas. Inventarios, contabilidad, gestión de calidad de la compañía, gestión del personal, documentos confidenciales, un CRM, etc., son algunas de las operaciones que no son viables mediante un Excel. Se puede utilizar, aunque a la larga se estará perdiendo eficiencia.