Cómo hacer un resumen de tus reuniones de Zoom y no perder detalle
A día de hoy, las reuniones virtuales se han convertido en una norma para muchas empresas. Y herramientas como Zoom cuentan con todo tipo de funciones perfectas para la gestión de la información. ¿Quién no ha salido de una reunión con la sensación de que se han dicho cosas importantes… que ya ha olvidado? Pues no te pierdas cómo hacer un resumen automático de reuniones con Zoom AI Companion.
Poder contar con un resumen detallado, preciso y automatizado de cada reunión es un verdadero salvavidas, sobre todo para equipos que trabajan en proyectos complejos, con múltiples participantes, y donde a veces hay un poco de caos y se pierde la esencia.
Así que esta función de recibir un resumen de tu reunión de Zoom te ahorra tiempo a la hora de redactar actas y garantiza que nada se escape, incluso cuando algún miembro no puede asistir en directo.
Cómo crear un resumen de tus reuniones en Zoom
Para ello, has de utilizar una función de Zoom. Hablamos de Zoom AI Companion, que permite al anfitrión generar un resumen en tiempo real durante la reunión, y compartirlo automáticamente con los asistentes al finalizar. Estos resúmenes llegan directamente al correo electrónico de cada participante e incluso se integran dentro del chat grupal exclusivo de la reunión en Zoom Team Chat, para que lo podáis consultar en cualquier momento.
Eso sí, para poder usar esta función hay que cumplir ciertos requisitos. Está disponible para cuentas Zoom Workplace de tipo Pro, Business y Enterprise, y es imprescindible tener una licencia activa. Además, el resumen solo se genera si el anfitrión lo inicia manualmente o ha configurado la reunión para que comience automáticamente al iniciarse. También es necesario que los participantes estén identificados en sus cuentas de Zoom, ya que si no están autenticados, no recibirán el resumen por correo electrónico.
Durante la reunión, solo el anfitrión y el coanfitrión pueden iniciar o detener la generación del resumen a través del menú del AI Companion. Una vez activado, todos los participantes verán una notificación en pantalla que indica que el resumen está en marcha.
Si eres un participante y consideras que conviene activar esta función, puedes solicitarlo durante la reunión. El anfitrión recibirá la solicitud y, si tiene permisos, podrá activarlo al momento. En caso de que el anfitrión no tenga los permisos necesarios, la petición se trasladará al administrador de la cuenta, que podrá activarlo desde el portal web de Zoom.
Una vez concluida la reunión, los resúmenes quedan accesibles en dos vías: mediante el correo electrónico con el asunto de la reunión, o a través de Zoom Team Chat, siempre que el chat de reunión continuo esté activado. Desde cualquiera de estas plataformas, el anfitrión tiene la posibilidad de editar el contenido, guardarlo, compartirlo o eliminarlo de forma permanente.
También existe una sección específica en el portal web de Zoom llamada “Resúmenes”, desde donde se pueden consultar todos los resúmenes generados, filtrarlos por fecha o tema, compartirlos con otros contactos o editarlos.
Como habrás visto, es una herramienta fácil de utilizar y que te pondrá las cosas más sencillas a la hora de exprimir la información de tus reuniones en Zoom.