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La oficina es el nuevo club

Los entornos de colaboración y los ambientes flexibles son el eje sobre el que articular las sedes de las compañías

Interior del nuevo Vitra Campus.

En los peores meses de la pandemia las oficinas se quedaron vacías. Los trabajadores demostraron que podían seguir desempeñando su puesto desde casa, pero ahora, con la recuperación paulatina de la normalidad, es el momento de volver. Un año después de que las mesas de las cocinas y los escritorios infantiles se convirtieran en despachos, las empresas deben plantearse qué es lo que aportan sus espacios que los empleados no pueden encontrar en sus hogares. Los expertos apuntan hacia la interacción entre individuos como uno de los elementos centrales, pero este cambio de concepción también desembocará en una transformación física de estos ambientes.

“La oficina se va a convertir en un club para empleados, con la misma lógica que un club de socios. El futuro está en una oficina destino donde a la gente le apetezca ir, donde se agasaja al empleado y crece su orgullo de pertenencia”, comenta el jefe de estrategia en el lugar de trabajo de JLL para Europa, Oriente Medio y África, Guzmán de Yarza. Este es también el concepto que ha servido para el rediseño de Vitra Campus, el centro de operaciones de la firma de diseño al que han apodado The Club Office. “Está inspirado en los clubs de ajedrez, de pintura o de lectura. Es un grupo de gente que piensa parecido y se reúne en un espacio común para colaborar, compartir ideas y generar energía para una meta mayor”, expone la directora ejecutiva de la compañía, Nora Fehlbaum.

Dentro de este centro, desde Vitra apuestan por delimitar tres esferas en función de las personas que tienen acceso a ellas: una pública, abierta para reuniones con personas externas a la organización y espacios de socialización para trabajadores (cafetería, jardín, biblioteca...); una semi pública, con lugares para reuniones (también híbridas) o aulas formativas, y una privada, pensada para el trabajo más individual y similar al que se podría seguir haciendo en casa. La idea es que los empleados puedan elegir dónde situarse en cada momento en función de las tareas que tengan por delante ese día.

“La composición de la oficina varía en función de la cultura de la empresa, pero el corazón de esta siempre será la zona pública”, resume Fehlbaum. Así lo ve también De Yarza, quien, sin embargo, llama la atención sobre que, a pesar de volver a la presencialidad, las interacciones espontáneas serán menos frecuentes, puesto que el teletrabajo parcial seguirá siendo una opción en la mayoría de los casos. Por ello, el experto plantea la necesidad de organizar encuentros concretos, de manera similar a lo que ocurre en un club: “Las oficinas tienen que ser sitios en los que pasen cosas. Por ejemplo, organizando momentos una vez a la semana, al mes o al trimestre donde coincidan los equipos, trayendo expertos para impartir conferencias, celebrando jornadas algo más lúdicas...”.

Si bien diseñar oficinas más atractivas ha sido una preocupación presente en las empresas desde hace décadas, la función de estas ha cambiado más en los últimos 15 meses que en los últimos 100 años. “La diferencia es el cambio de contexto. Las oficinas nunca habían tenido un espacio de competición, pero ahora ha aparecido uno: el home office, así que deben tener algo atractivo para animar a que se regrese a ellas”, plantea el responsable de Vitra en España, Jaume Domènech. Una idea con la que coincidió el portavoz de JLL: “Va a ser muy difícil convencer a la gente de que vuelva a oficinas malas”.

Pero estas tampoco tienen que convertirse en un parque temático, sino que, sobre todo, deben ser útiles, insiste el vicepresidente de CBRE España, Alfonso Galobart. “La oficina tiene que ser una herramienta de trabajo”, recordó el directivo. En esta línea, se reducirán los espacios conocidos como pradera, que popularizó la moda de las oficinas abiertas, para dar paso a ambientes alternativos, como bibliotecas en las que trabajar en silencio o cabinas telefónicas en las que realizar videollamadas sin que se cuelen otras personas, sonidos o voces ajenas a la conversación.

Pero, al igual que con todas las tendencias, no basta con rediseñar los espacios, sino que las empresas deben asegurarse de que los empleados utilizan estas nuevas configuraciones. De lo contrario, harán importantes desembolsos de tiempo y dinero en elementos inútiles. “Tenemos que contar con activadores de estos espacios. Personas dentro de los equipos que se encarguen de buscar el espacio que se necesita en cada momento y adaptarlo a una función concreta, en el caso del mobiliario flexible”, continuó el responsable de CBRE.

Una cuestión que puede trascender los límites de una empresa determinada para compartirse con todos los habitantes del edificio, aunque pertenezcan a organizaciones diferentes. “Antes la gente se ponía en su pequeño reino y no utilizaba ningún espacio más. Se necesita un cambio cultural para que las personas entiendan que la oficina no son los tres metros cuadrados de su mesa, sino los tres mil del edificio entero”, apoya De Yarza. La tecnología jugará un papel fundamental para este aprovechamiento de los espacios. Por ejemplo, para medir los niveles de ocupación de los centros, reservar plazas de aparcamiento, organizar las mesas de la cafetería o gestionar las salas de reunión, prosigue el experto.

A pesar de que, aparentemente, las empresas necesitarán menos puestos, ya que menos gente irá a trabajar de manera presencial diariamente, Galobart no cree que esto se traduzca en una reducción del tamaño de las oficinas: “Puede que en el corto plazo, pero no creo que suceda a la larga”. Por su parte, el responsable de JLL sí que piensa que podría haber una disminución de los espacios, que se verá compensada por una mayor sofisticación de los mismos: “La inversión que se realiza en cada metro cuadrado va a ser más alta”.

Trabajo híbrido

Aunque gran parte de los equipos esté volviendo a las oficinas, con el auge del trabajo híbrido y la reducción de los viajes corporativos, cada vez será más frecuente encontrar a personas conectadas virtualmente a una reunión presencial. Una cuestión que se debe tener en cuenta a la hora de configurar las salas y la tecnología incluida en ellas. “Debemos garantizar que todo el mundo que participa en la reunión tenga una experiencia inclusiva”, comenta De Yarza.