SAP S/4 Hana como palanca para optimizar la función fiscal

La información requerida por las Agencias Tributarias a escala global es cada vez mayor y más compleja

Logo de SAP en la sede central de la compañía en Walldorf (Alemania).
Logo de SAP en la sede central de la compañía en Walldorf (Alemania). REUTERS

Hoy en día, los sistemas de gestión que aglutinan los procesos necesarios para operar una empresa, también denominados ERP, son indispensables en cualquier compañía de tamaño mediano en adelante, siendo SAP y ORACLE los más conocidos.

SAP S/4 Hana es la última versión puesta en el mercado por SAP y a la que, poco a poco, cada vez más compañías a nivel nacional y global están comenzando a migrar. El número de compañías que migrarán a S/4 Hana y comenzarán a abordar este viaje de transformación se acentuará en los próximos años, ya que SAP ha establecido 2027 como el año en el que se dejará de dar soporte a las versiones anteriores.

Por comenzar desglosando conceptos claves, es importante resaltar dos aspectos. En primer lugar, cuando hablamos de Hana, nos referimos a la base de datos que SAP utiliza, capaz de procesar informes o reportes mucho más rápido de lo que estábamos acostumbrados en versiones anteriores y que nos acercan al acceso casi instantáneo a la información requerida. Esta base de datos puede implementarse junto a S/4 o en un primer paso por si sola, en cuyo caso estaríamos hablando de una implementación puramente técnica y que requiere menos involucración del negocio. Por otro lado, S/4 hace referencia a la nueva versión de SAP, que cuenta con numerosas innovaciones técnicas, una simplificación de la arquitectura que permite ser mucho más eficiente, así como una experiencia de usuario que mejora radicalmente lo conocido hasta ahora.

Ahora bien, ¿por qué consideramos que la migración a S/4 es una oportunidad única para la función fiscal?

Las migraciones a S/4 han de ser consideradas, por lo general, como nuevas implementaciones y no un mero lift and shift, o lo que es lo mismo, subir a la nube lo que ya teníamos. Esta reimplementación debe ser aprovechada por la organización para evaluar y rediseñar procesos que, quizás, no eran del todo óptimos. Y es aquí, en todo este proceso de transformación y refinamiento, donde el área fiscal debería levantar la mano y encontrar un hueco para incluir sus necesidades dentro del business case general de la organización.

Si analizamos la evolución de la función fiscal para los próximos 3 o 5 años, se percibe una tendencia evidente tanto a nivel local como global, que pone de manifiesto el aumento de la presión regulatoria. Como ejemplo, podemos ver que la información requerida por las agencias tributarias a escala global es cada vez mayor y más compleja. En España lo hemos visto con la introducción del SII en 2017, pero tenemos numerosos ejemplos a nivel global (E-invoicing, SAF-T, Making Tax Digital). También se observa que la frecuencia con la que dicha información tiene que ser enviada se acorta y se aproxima cada vez más al tiempo real, dejando un margen escaso o inexistente para la intervención manual y la revisión reactiva.

Todo esto pone en evidencia la necesidad de contar con una relación mucho más sincronizada entre el departamento fiscal y de tecnología, con el objetivo de cumplir con las obligaciones fiscales en tiempo y forma.

Con todo lo anterior, resulta de vital importancia asegurar que la calidad del dato desde origen en el ERP sea lo más precisa posible, así como tener visibilidad de los procesos y controles con los que cuenta el departamento fiscal. Además, cabe recordar que, sin una calidad óptima del dato, será difícil obtener resultados satisfactorios a partir de las distintas soluciones que se puedan utilizar a posteriori, ya sean para el reporte a las agencias tributarias, para reporting interno o para otros propósitos. Como dirían los anglosajones, "Garbage in, garbage out”.

En definitiva, el levantamiento y revisión de los procesos actuales como consecuencia de la migración a S/4 permitirá a la organización, por un lado, asegurar una calidad óptima de los datos relevantes de la función fiscal en nuestro ERP y, a su vez, identificar potenciales necesidades concretas que pueden ser solventadas mediante distintas soluciones existentes en el mercado. En este último punto, será importante conocer las funcionalidades que nos pueden aportar las distintas alternativas de mercado, en el que existe una amplia variedad y donde habrá que evaluar qué características son las que mejor satisfacen las necesidades de la función fiscal y encajan con la arquitectura de los sistemas actuales.

Como conclusión, una migración a S/4 Hana o a cualquier otro ERP no es evidentemente la única opción para revaluar y optimizar procesos fiscales dentro de una organización, pero se trata, sin duda, de un momento idóneo para poder llevarlo a cabo.

Sergio Concha, asociado senior de Deloitte Legal.

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