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Cómo evitar los errores más frecuentes en la contratación pública

La Comisión Europea publica una Guía práctica para profesionales

La nueva Ley de Contratos plantea problemas de interpretación

Los primeros meses de vigencia de la nueva Ley de Contratos del Sector Público no han sido precisamente un camino de rosas. Los profesionales que participan habitualmente en los procesos de contratación han encontrado escollos en el camino que dificultan el avance, tales como la implantación y utilización de los medios electrónicos, la interpretación de determinados aspectos del contrato menor, la elaboración de los pliegos de cláusulas administrativas particulares o el cálculo (y distinción) del presupuesto base de licitación, valor estimado y precio.

Sin embargo, aunque en España se están dando los primeros pasos con la nueva normativa –debido a la demora en transponer las directivas europeas sobre contratos–, lo cierto es que otros países de la Unión ya llevan tiempo aplicándola y, al igual que nosotros, tuvieron sus dificultades.

La Comisión Europea, basándose en la experiencia de países más aventajados y de sus expertos en contratación, ha realizado un estudio sobre los errores más comunes que los responsables de licitaciones públicas cometen en los procesos de contratación y cómo evitarlos, que ha recopilado en una Guía práctica de contratación pública para profesionales recientemente publicada.

Así, entre los muchos y variados errores que se ponen de manifiesto en los procesos de contratación, nos encontramos con algunos tan flagrantes como la ausencia de licitación, la elección de un procedimiento inadecuado, la división ilegal de los contratos, el incumplimiento de las obligaciones de publicación, el uso de criterios de selección o adjudicación ilegales, desproporcionados o discriminatorios y la modificación de la oferta durante la fase de evaluación adjudicación. Evitar estos errores, supone un ahorro de los retrasos, sobrecostes y sanciones económicas.

No todos son posibles

Un error frecuente, que podría evitarse analizando previamente el mercado, es dar por hecho que este puede responder a una licitación si no se le ha consultado previamente. Sin embargo, no todas las licitaciones son posibles; unas veces porque ningún operador económico presentó una oferta o porque ninguna de las ofertas era aceptable; otras, porque sencillamente el mercado no es capaz de ofrecer las obras, los suministros o los servicios necesarios. Si esto sucede, hay que reiniciar el proceso de contratación pública y reconsiderar los objetivos, el alcance y las condiciones técnicas y económicas del contrato.

Coste del error

Ignorar la necesidad de que participen partes interesadas, tanto internas como externas, repercute negativamente en el éxito del contrato, y a veces entraña costes adicionales para rectificar omisiones o errores. Vale la pena, por tanto, que los poderes adjudicadores inviertan en experiencia técnica externa en el momento de preparar la contratación.

Los conflictos de intereses no declarados pueden poner en duda la imparcialidad del proceso de contratación; por tanto, hay conocer en qué casos se producen. Por ejemplo, si el máximo responsable de un poder adjudicador se va una semana de vacaciones con un director ejecutivo de una empresa que participa en un procedimiento de licitación lanzado por dicho poder adjudicador, estamos ante un conflicto de intereses.

Con frecuencia los poderes adjudicadores hacen uso injustificado del procedimiento negociado sin publicidad, al que solo se puede recurrir en circunstancias muy concretas y con carácter excepcional. Por ello, es importante que antes de utilizar este procedimiento se verifique con atención la lista de requisitos clave y se busque asesoramiento en caso de duda.

Por último, es extremadamente importante indicar un plazo límite claro en el anuncio de licitación y en los pliegos de la contratación para evitar que un posible licitador quede descalificado del proceso. Por ello, los poderes adjudicadores deben indicar la fecha completa y la hora exacta, así como la fecha del sello postal que se considera válida.

Otros fallos comunes

  • Confundir conceptos. Hay tres conceptos que provocan confusión tanto a poderes adjudicadores como a operadores económicos: motivos de exclusión, criterios de selección y criterios de adjudicación. Es fácil diferenciarlos si conocemos que las tres preguntas a las que deben dar respuesta son ¿quíén debe ser excluido del procedimiento de contratación?, ¿quién puede ejecutar el contrato? y ¿quién presenta una propuesta que ofrezca los resultados esperados de la mejor forma posible?
  • Cambio de criterios. Tras la publicación de los pliegos de la contratación, solo se aceptan cambios menores de los principales criterios de selección, como los cambios en la redacción o la dirección en la que debe presentarse la solicitud. Se consideran cambios importantes los referidos a detalles financieros, el número de referencias o la cobertura de seguro exigida, etc.
  • Fecha y hora. Si los licitadores deben entregar una copia impresa y esta se puede enviar por correo, debe indicarse si la fecha del sello postal se considera válida o si la copia impresa debe llegar a la sede del poder adjudicador antes del plazo fijado.