Claves para que el autónomo emita correctamente facturas electrónicas
Las facturas que se emitan vía electrónica han de garantizar la autenticidad, integridad y legibilidad de sus contenidos
La emisión de facturas es una de las actividades más comunes que llevan a cabo los trabajadores autónomos. Ello se debe a que estos documentos formalizan tanto las entregas de bienes como la prestación de servicios y los pagos anticipados. Unas facturas que pueden ser emitidas tanto en formato físico como de forma electrónica.
En cuanto a esta última posibilidad, desde la Agencia Efe advierten que las facturas que se emitan vía electrónica han de garantizar la autenticidad, integridad y legibilidad de sus contenidos. Para ello, adelantan que tales documentos han de llevar una firma electrónica avanzada.
Esta firma debe estar basada en un certificado reconocido. En caso de carecer de este, también es posible llevar a cabo un intercambio electrónico de datos (EDI) que prevea la utilización de procedimientos que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de los datos.
De igual modo, y teniendo en cuenta el momento de la emisión de la factura, la administración establece como norma general que sean expedidas en el momento de realizarse la operación que incluyen. No obstante, cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional que actúe como tal, este periodo abarcará hasta el día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del impuesto correspondiente a la operación facturada.
La normativa legal vigente también posibilita la emisión de facturas de carácter “recapitulativo”. Estos documentos incluyen diferentes operaciones llevadas a cabo en días diversos, aunque todas han de haberse realizado dentro de un mismo mes natural. Así, se establece que las facturas podrán expedirse, como máximo, el último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones que se documenten en ellas o antes del día 16 del mes siguiente.
Por último, se ha determinado que tanto autónomos como pymes tengan la obligación de conservar las copias de las facturas expedidas durante un plazo de cuatro años. También han de garantizar el acceso a los contenidos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada.
