Repsol se prepara para enviar 200 millones de facturas a Hacienda en tiempo casi real

El programa SII entra en vigor el 1 de julio y afecta a 62.000 empresas

La compañía moviliza más de 200 personas en este proyecto

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Quedan menos de dos meses para que entre en vigor la nueva obligación de informar a Hacienda del IVAde las facturas emitidas y recibidas en tiempo casi real. El Proyecto SII (Suministro Inmediato de Información) supone la mayor revolución en la gestión del IVAdesde que se introdujo este impuesto en España en 1986.

Si bien el tributo recae sobre el consumidor final, la gestión corresponde a las empresas y, de hecho, el IVAes el tributo que genera mayor trabajo para las compañías. El SII supondrá que las grandes empresas y las compañías adscritas al régimen de devolución mensual deban informar a Hacienda telemáticamente en el plazo de ocho días –cuatro a partir de 2016– de las facturas que emiten y reciben. Las empresas afectadas son 62.000, una cifra relativamente pequeña si se tiene en cuenta que los declarantes de IVAsuperan los tres millones. Sin embargo, el colectivo que informa en tiempo casi real a Hacienda representa más del 80% del total de facturación.

Una de las empresas que aplicará el SII es Repsol, que participa también en el programa piloto. Ana Torres, gerente de gestión de proyectos de la dirección económico-fiscal de Repsol, asegura que el proyecto de la Agencia Tributaria supone un reto tecnológico y organizativo mayúsculo para la compañía. Hasta ahora, una empresa realizaba una venta y no era hasta final de mes cuando el departamento fiscal recopilaba esa información y la remitía a la Agencia Tributaria. “Funcionábamos de manera asíncrona. A partir de julio, ya no separemos la operación comercial de la comunicación con Hacienda. En el momento en el que una transacción comercial se traduzca en una factura, debemos ser capaces de registrar en nuestro sistema esa información y comunicarla a la Agencia Tributaria al instante”, explica Torres.

Para entender el impacto de la nueva obligación de informar del IVAen tiempo real basta apuntar que Repsol emite anualmente 200 millones de facturas. Torres señala que la compañía ha movilizado a más de 200 personas para cumplir con el SII. “El proyecto es muy ambicioso desde el punto de vista tecnológico porque debemos ser capaces de automatizar los procesos. Pero también supondrá un cambio en la organización. Tenemos comunicación completa con todas las áreas de negocio que son las que realizan las transacciones comerciales y responsables de la facturación”, apunta la representante de la compañía.

Cuando un cliente pida una factura en una estación de servicio, por ejemplo, el empleado de Repsol deberá registrar la información necesaria en su sistema. Los datos se remitirán a los servidores centrales de la compañía, que deben ser capaces de reconocer que la transacción es relevante a efectos del SIIy extraer la información para comunicarla a la Agencia Tributaria. Un proceso que se puede resumir en un párrafo, pero que entraña una enorme complejidad. Torres recuerda que no se trata de enviar la factura, sino que se remite información de la misma (fecha de expedición, datos del destinatario, base imponible, tipo de factura, etcétera).

A pesar de que el plazo para remitir la información son ocho días, que a partir de eneros serán cuatro, Repsol aborda el proyecto como una interlocución continua con la Agencia Tributaria. Es decir, no se agota el plazo, sino que existe un flujo constante. La información se remite por lotes, que pueden sumar hasta 10.000 facturas. “Intentamos agrupar lo máximo posible para minimizar las comunicaciones”, señala Torres. También recuerda que la comunicación es bidireccional y la empresa debe tener margen de respuesta ante cualquier imprevisto o exigencia de Hacienda.

Repsol estará preparada el 1 de julio, sin embargo, empresas de menor tamaño tendrán más dificultades y han solicitado sin éxito al Gobierno retrasar a enero de 2018 la entrada en vigor. Hacienda reconoce que los plazos son exigentes y se compromete a ser comprensiva en las primeras fases del proyecto.

Las claves del SII

Anuncio. El Gobierno anunció por primera vez el proyecto del SII en octubre de 2014. Quedó suspendido por el parón electoral y en diciembre se relanzó para su entrada en vigor en julio de este año. Un margen escaso y que levantó críticas de los sectores empresariales.

Afectados. La obligación de informar del IVA en tiempo casi real afectará a las grandes empresas y a las compañías acogidas a la devolución mensual del IVA. En total, suman 62.000 sociedades.

Impacto. Hacienda prevé que la recaudación aumentará en 350 millones por la puesta en marcha del SII.

Simplificación. Entrar en el SIIimplica la supresión de la obligación de presentar los modelos de IVA 347, 340 y 390. Ana Torres, de Repsol, está convencida de que esta simplificación compensará el trabajo actual que conlleva adecuarse a la obligación de informar del IVAen tiempo real.

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